Fraunhofer IAO Studie präsentiert von Designfunktion

Office Talk - DER Podcast fürs gesunde Büro

In der heutigen Folge darf ich die Fraunhofer bzw. IAO – Studien – Veröffentlichung präsentieren, welche der Markenbotschafter der Gruppe Designfunktion – Herr Samir Ayoub – bereits in seinem Interview angekündigt hat.

Die Studie selbst wurde auch von anderen Partner der Gruppe Designfunktion unterstützt, da ich hier aber grundsätzlich werbefrei präsentiere, beginne ich direkt mit der Kernfrage der Studie, bzw. dem „WARUM wurde diese Studie gemacht“

Wer diesen Podcast schon eine Weile hört, wird automatisch mit dieser Fragestellung konfrontiert und bei der Studie ging es zentral darum, wie und wie gut unterstützen die Büro- und Arbeitswelten die Unternehmen und ihre damit verbundenen Ziele? Facts:

1067 ausgewertete Antworten 97 Prozent deutsche Antworten - keine europäische Studie 37 % der Teilnehmer aus dem Architektur oder Baugewerbe 9 % der Antworten waren von Beratern 54 % kamen von der Nachfrageseite unterschiedlich großen Unternehmen 44 % Frauen 56 % Männerantworten breite Altersstreuung

Bei allen Antworten wurde eines relativ schnell deutlich: Das Büro soll in Bezug auf die Kernfrage künftig eine eierlegende Wollmilchsau sein – tatsächlich ein Zitat – das heißt, wer neue Büros plant muß auch gleichzeitig mehr berücksichtigen, als nur die Quadratmeter, Möbel- und Farbauswahl. Die aktuelle Unterstützungsfunktion der vorhandenen Büro- und Arbeitswelten liegt noch im akzeptablen Maß, es wird jedoch eine deutliche Steigerung erwartet - on top bei 25 % Verbesserung zur IST-Situation.

Wenn also überall eine Steigerung erwartet wird, sollte die Frage erlaubt sein, wo genau solls besser werden? Was exakt sind die Ziele und wie bedeutsam sind diese im Vergleich?

Ein großes Ziel von Unternehmen in der heutigen Zeit ist eine hohe Arbeitgeber-Attraktivität, damit die Menschen sich mit dem Unternehmen identifizieren und somit effiziente Leistungen erbringen, die Menschen haben allerdings eine erhöhte Erwartung, dass die Büro- und Arbeitswelten künftig besser unterstützen. Hierbei wurde genannt:

Gesundheitsschutz Mitarbeiter, Wohlbefinden, Arbeitgeberattraktivität, Arbeitsweisen, Arbeitsprozesse, Nutzung der Räumlichkeiten, Nutzung moderner Technologien, Innovationsfähigkeit und Unternehmens- sowie Organisationsstrukturen.

Dies gelingt nur, wenn in den Büro- und Arbeitswelten eine deutliche Verbesserung geschieht und nach Angaben der befragten Menschen, geht dies aktuell nicht schnell genug.

Einzig und allein die Geschäftsführungen fanden das Tempo der Veränderung und Modernisierung Ihrer Arbeitsorganisation genau richtig.

Das ist übrigens auch die einzige erkennbare Größe, bei der es einen Ausreisser gab.

Für alle Leute, die nicht im Einzelzimmer oder gut eingerichteten Multispace sitzen, geht es deutlich zu langsam und die durchschnittliche Erwartungshaltung für die Zukunft liegt bei 5, 2 von 7 – wenn man alle Punkte betrachtet.

Für mich – und das hat die Gruppe Designfunktion eben auch erkannt – ist dies ein klares Indiz dafür, dass eine gute Beratung mit einem starken Mandat des Beraters oder der Beraterin in Zukunft eine extrem wichtige Rolle spielen. Betonung liegt hier ganz klar auf gute Beratung, denn wir wissen alle, wer sich nicht kümmert, wird inhaltlich zurück liegen und es somit automatisch nicht so gut machen wie jemand der sich ständig damit beschäftigt und auch weiterbildet.

Hinsichtlich der Unternehmensziele zeigt sich dass unterschiedliche Büroformen auf die Einschätzung zur Veränderung der Arbeitsorganisation auswirken, denn die Personen die nicht in einem gut gestalteten Multispace-Büro sitzen empfinden die Unterstützungsfunktion der Unternehmensziele ebenso geringer, wie die Qualität und Wertigkeit der Arbeitsumwelt, die gelebte Zusammenarbeit der Beschäftigten und interessanterweise auch die Selbstbestimmung.

Die Stichproben laut IAO ergaben, dass 23 % der Leute in Multispace arbeiten, 15 % in Doppelbüros, aber hierzu möchte ich betonen, dass ich ganz andere Zahlen erlebe. Allerdings darf man auch nicht vergessen, dass 46 % der ausgewerteten Antworten von Anbieterseite gegeben wurden und diese sollten logischerweise auch leben, was sie beraten.

Multispace – das sollte auch jedem Klar sein, ist kein klar definierter Begriff. Multispaces sehen immer anders aus und sind nicht an Quadratmetern oder Mitarbeiteranzahl auszumachen, sondern an der flexiblen Nutzung wie Sie in den vorhergehenden beiden Podcasts bereits gehört haben.

Die heutigen 23 % Multispace zeigen positive Auswirkungen auf unterschiedlichen Wirkebenen bei allen Unternehmensgrößen, daher erwarten die Befragten, dass künftig jeder zweite Arbeitsplatz – bzw. 54 % der Arbeitsplätze in einem Multispace – Konzept integriert sind.

Benutzerbedarfe wurden hier als am Besten erfüllt angesehen – ABER ACHTUNG wir reden hier von Nutzungs-Qualität nicht von Ausstattungs-Qualität !

In der Studie geht es also wirklich um Büroformen in denen die Agilität anstatt einer Top—Down – Hierarchie gelebt werden sollen um die Unternehmensziele zu fördern und seien Sie sicher, dass sich dies langfristig auf die Unternehmensergebnisse auswirkt.

Die IAO sagt, dass wenn Multispace gut gemacht ist, die Rückzugszonen von vornherein bewußt eingebaut werden um visuelle und akustische Ablenkungen zu verringern und auch Rückzug für kurzzeitige Erholungsphasen zu bieten. Meiner Ansicht nach muß eine Erholung dann stattfinden, wenn ich überanstrengt bin, was sehr häufig von visuellen und akustischen Ablenkungen beeinflußt wird, das hat schon Oskar Schellbach in seinem 1921 erschienen Buch geschrieben.

Da erlaube ich mir die Frage, können diese Ablenkungen nicht schon am Arbeitsplatz – also dort wo ich konzentriert arbeiten muß – verhindert werden?

Letztlich bietet ein Rückzugsraum viele Faktoren und Vorteile eines Einzelbüros von dem ausgegangen wird, dass es künftig nicht wirklich gebraucht wird, sofern man die Agilität fördern will.

Da ich viele Behörden beraten darf, weiß ich, dass diese das schon umsetzen und somit der freien Wirtschaft teils voraus sind, aber leider die Anerkennung hierfür selten erleben.

Die Beschäftigten in den Bereichen, die bereits umgestaltet wurden, sind sehr zufrieden und bestätigen überwiegend – allerdings nach einer Eingewöhnungszeit – die Ergebnisse der Studie.

Allerdings ist es wichtig, die Menschen darüber zu informieren, das gehört nämlich zur Agilität, nur wenn die Menschen das Warum verstehen, werden sie es auch bereit sein umzusetzen.

In diesem Sinne bedanke ich mich nochmals ganz herzlich bei Samir Ayoub für die Einladung zur Veröffentlichung der Studie, vielen herzlichen Dank auch an die gesamte Design-Funktion-Gruppe und wenn Sie selbst das Ziel haben, das Erreichen Ihrer Unternehmensziele mit einer exzellent geplanten und gestalteten Büro- und Arbeitswelt zu fördern, dann lassen Sie sich GUT beraten und denken Sie immer daran:

Humanisierung ist die intelligenteste Art der Rationalisierung !

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