Multi Space

Office Talk - DER Podcast fürs gesunde Büro

Voraussetzung für den Erfolg des Multi Space sind nicht allein das intelligente Layout, originelles Design oder exzellente Schallabsorption. In meinen Beratungen geht es häufig um die Frage, wie können wir die Menschen – die Beschäftigten davon überzeugen, dass sie mit dem Verlust Ihres Einzelzimmers oder Zellenbüros nicht gegen die neue Büroform torpedieren? In meinen Augen ist die Frage falsch gestellt, weil dabei in torpedieren und Verlust – also negativ gedacht wird. Die Frage könnte auch lauten, „Was kann ich den Beschäftigten sagen, dass sie das Warum erkennen und somit die Chance haben, die Arbeitsweise und den Umgang miteinander im Team zum Wohle aller zu verändern.“

In den meisten Fällen wird dies an den Führungs-Qualitäten messbar sein und oft erlebe ich, dass die Grundeinstellung der Verantwortlichen wie vorher erwähnt eher negativ ist und somit den Beschäftigten die neue Büroform auferlegt wird. Mit der neuen Büroform ändert sich aber noch lange nicht die Arbeitsform der Menschen.

Im Multi Space ist gerade diese Wahlmöglichkeit nach dem aktuell am besten geeigneten Ortes nicht zu unterschätzen, denn die Mischung aus „normalen“ Büroarbeitsplätzen und den im letzten Podcast beschriebenen Zusatznutzungen wie Think Tanks, Erholungsecke, Kommunikationszonen etc. fordern von den Beschäftigten geradezu, dass sie Ihren Tagesablauf selbstorganisiert und eigenständig gestalten.

Damit verbunden werden auch die Auffassung von Arbeits- und Organisationsformen in der Regel positiv beeinflußt, was letztlich wieder Auswirkung auf die Agilität im Unternehmen hat und somit dem Multi Space seinen Sinn gibt.

Jetzt können Sie natürlich sagen, ja das wurde alles schon mal versucht – In den 60er Jahren – allerdings spreche ich hier von Europa – wurde es Großraumbüro genannt, dann Ende der 70er Jahre festgestellt, dass der Energiebedarf zu hoch ist, die dort Beschäftigten es sowieso ablehnten und die gewünschte hierarchiefreie Belegung sowieso nur Wunschdenken war.

Deshalb wurde dann Ende der 70er Jahre die Großraumbüros von den Teamräumen abgelöst und 8 bis 20 Mitarbeiter fanden auf 100 bis 300 m2 Platz, was allerdings in den 80ern wieder geändert wurde und zum Kombibüro wandelte, die wir heute noch überwiegend in den Unternehmen finden. Seit Mitte der 1990er Jahre gab es dann eine Vielzahl von unterschiedlichen Begriffen und Mischformen aus diversesten Bürokonzepten und viele Ihrer Beschäftigten hatten die Änderungen miterlebt und sind dann wie erwähnt doch sehr häufig wieder im Zellenbüro gelandet.

Wollen wir diese Beschäftigten jetzt von einer neuen Büroform überzeugen, könnte dies verbunden sein mit vorgefertigten Meinungen, die wir als Verantwortliche und Führungskräfte beachten sollten.

Hierfür müssen wir aus meiner Sicht berücksichtigen, dass die Betroffenen vor allem hinsichtlich Privatsphäre, Ungestörtheit und Beeinflussbarkeit befürchten in der neuen Bürowelt Einbußen zu haben. Im nächsten Podcast berichte ich über einzelne Punkte, um Beschäftigte positiv an die Arbeitsumgebung heranzuführen.

Im Kopf geistern die Bilder von alten Büros, in denen viele Menschen auf engstem Raum gepfercht waren und ja – dort gab es selten die gewünschte Privatsphäre und Ungestörtheit.

Die heutigen Möglichkeiten sind allerdings deutlich vielfältiger, die Büromöbel-Industrie bietet mit einem riesigen Produkt-Portfolio wunderbare Lösungen, damit diese Punkte gut gelöst werden, nur auch hier ist es wichtig bereits in der Planungsphase damit zu beginnen. Ein Platzieren der Arbeitsplätze im Dreier-, Vierer- oder gar 6er Block wird sicherlich nicht die Lösung sein. Ganz im Gegenteil, Sie werden die gefühlte Geschichte der Büroformänderungen wiederholen und die Beschäftigten nicht zufrieden stellen.

Wenn Sie so planen, dann haben Sie selbst nicht berücksichtigt, dass das Büro künftig eben nicht mehr nur ein Ort ist, an dem die Menschen hauptsächlich am Computer Daten eintippen. Wenn wir – wenn Sie wollen, dass Ihr Büro als ein Ort des Lernens, der Motivation, des Informations- und Wissensaustausches für schnelle und gute Lösungen wird, dann sollten Sie bitte auch eines beachten: Das Geheimnis des Erfolges – und das trifft IMMER zu – ist – Es verlangt den Preis vorher !

Der Preis in diesem Fall ist also eine gute Beratung bereits in der Planungsphase. Logischerweise kostet die Geld, ja viele Büromöbel-Lieferanten machen dies auch kostenfrei, aber ich versichere Ihnen, dass ich bis heute noch keinen einzigen kostenfreien Plan gesehen habe, der nicht auch umsonst gewesen ist. Ist es das Wert, daran zu sparen?

Glauben Sie mir, dies verursacht deutlich höhere Kosten, als eine gute und qualifizierte Beratung, in welcher Ihre Ziele im Auge behalten werden.

Da wir uns mit dem optimalen Umgang des Multi Space beschäftigen, kann ich also wie folgt zusammenfassen:

A) Achten Sie auf Sichtschutz und die Möglichkeit, dass sich Ihre Beschäftigten auch zurück ziehen können und sprechen Sie mit den Leuten darüber, denn die Qualität eines Raumes lässt sich durch das Verhalten der Nutzer positiv oder negativ beeinflussen

B) Belastungsfaktoren sollten weitestgehend reduziert sein

C) Stellen Sie die Aufgabenprofile in den Vordergrund und beachten Sie hierbei, dass Mensch, Maschine, Materialen und Methoden nur im guten Zusammenspiel positiven Einfluß auf die optimale Wirtschaftlichkeit haben.

Humanisierung ist die intelligenteste Art der Rationalisierung !

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