nSonic #226 – Denk Mal – Von der Kunst der Selbstorganisation (4)

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Software hilft

Software hat nur ein prinzipielles Problem: Sie ist meistens nicht dort, wo Du gerade bist. Wie sollst Du also unterwegs neue Aufgaben erfassen oder beim Büroartikel-Händler vor Ort nachschauen, was Du sonst noch so brauchst?

Zum Glück leben wir aber inzwischen in einer Zeit, in der diese Probleme lösbar sind. Voraussetzung dafür ist nur, dass Du neben einem Rechner auch einen mobilen Rechner hast. Ich gehe in diesem Fall von einem Mac und einem iPhone aus. Es gibt aber sicher auch Lösungen für Windows, Linux, Android, RIM oder Symbian etc. Da musst Du allerdings dann selbst mal auf die Suche gehen.

Weblösungen

Es gibt kleinere und größere ToDo-Listen die sich rein im Web bearbeiten lassen. Alles was man also benötigt ist ein Browser. Damit ist dieses Konzept natürlich am flexibelsten und von überall auch ohne teure Mobilgeräte zu nutzen.

Ich muss aber gestehen, dass alles, was ich bisher gesehen habe, nur für einfachste Anwendungen genügt. Sobald die Lösungen etwas mehr können benötigt wird man häufig monatlich zur Kasse gebeten oder sie sind einfach unübersichtlich oder unnötig kompliziert.

Dennoch gibt es viele Anwender von solchen Lösungen die damit zufrieden sind und oftmals gibt es auch Software für den lokalen oder mobilen Client. Ein Blick lohnt also durchaus.

mehr nach dem Klick

Der Vorteil ist, dass die Daten im Web gespeichert und somit von überall zugänglich sind. Der Nachteil ist, dass Du immer online sein musst um Deine Aufgaben zu sehen und zu verwalten. Außerdem bist Du direkt abhängig vom Anbieter: Verliert der die Daten eines Servers, dann sind unter Umständen auch Deine Aufgaben weg. Wird der Dienst eingestellt sind Deine Daten weg. Wie es um die Datensicherheit steht weißt Du normalerweise auch nicht. Es wäre also gut, keine allzu vertraulichen oder brisanten Daten einzutragen.

Vertreter dieser Art sind unter anderem:

• Remember the milk
• Toodledo
• Weitere Möglichkeiten

Offline Lösungen

Neben den reinen Weblösungen gibt es aber auch Software die lokal auf dem Rechner läuft. Vorteile und Nachteile sind im Grunde genau umgekehrt wie bei den Weblösungen. Datensicherheit ist gegeben bzw. hängt von Dir selbst ab. Du kommst auch ohne Internetverbindung an Deine Daten. Allerdings liegen diese Daten nur lokal auf einem Rechner…

Um die Daten jetzt wirklich überall dabei zu haben, müssen sie zwischen den verschiedenen Geräten synchronisiert werden, was aber glücklicherweise inzwischen kein so großes Problem mehr ist.

Es gibt mindestens zwei große Programme dieser Kategorie: Things und OmniFocus. Ich möchte jetzt kein komplettes Review an dieser Stelle wiedergeben, daher nur kurz ein paar grobe Punkte dazu:

Things

• Anbieter: Cultured Code
• Verfügbar für Mac, iPhone, iPad
• Sieht sehr schick aus
• Schnell zu verstehen und zu nutzen
• Praktische “Heute” Übersicht. Zeigt automatisch Aufgaben die Heute zu erledigen sind. Man kann Aufgaben mit Klick auf einen Stern aus dieser Liste entfernen, diese tauchen dann am nächsten Tag automatisch wieder auf
• Projekte, Aufgaben
• Kein Kontext. Stattdessen Tags von denen beliebig viele zu einer Aufgabe zugeordnet werden können
• Sync der Geräte nur im lokalen Netzwerk. Bevor Du aus dem Haus gehst solltest Du also Things am Mac und am iPhone und ggf. auch am iPad einmal starten, damit alle auf dem selben Stand sind.

Things ist im Grunde ein sehr einfaches System das man sich aber auch etwas komplexer gestalten kann. Sehr intuitiv und für kleinere bis mittlere Anforderungen locker ausreichend. Ich würde es noch immer einsetzen, wenn der versprochene Sync über das Internet denn mal gekommen wäre. Jeden Tag, ggf. mehrmals, die Software auf allen Geräten (zwei Macs und iPhone) starten zum Abgleich? Theoretisch in Ordnung. Praktisch klappt das nicht – weil man es schlicht vergisst oder aus zeitlichen Gründen nicht macht.

Things findest Du hier

OmniFocus

• Anbieter: OmniGroup
• Verfügbar für Mac, iPhone, iPad
• Optisch eher altbacken. OmniFocus entstand aus dem Outliner aus gleichem Hause und das merkt man auch. Hat einen eher trocken, technischen Charme. Allerdings kann man sich das Programm sehr umfangreich anpassen. Schriftarten, Farben, etc. kann man komplett anpassen und so einen gewissen Stil in die Software bekommen. Man muss allerdings ein Händchen dafür haben, sonst sieht es hinterher schlimmer aus als vorher oder es ist Schick, aber unübersichtlich. Ich habe noch die Standardeinstellungen… Wer hier gute Einstellungen für etwas mehr Stil hat möge sie mir mitteilen smile
• Komplizierter zu nutzen. Die richtige Bedienung und korrekte Nutzung erschließt sich einem nicht sofort. Zum Glück gibt es viele Videos und Tutorials. Die braucht man aber auch. Selbst danach kommt einem manches noch unnötig kompliziert vor. OmniFocus setzt GTD konsequent um und zwingt einen mehr oder weniger in diese festen Abläufe. Nicht immer gut, teilweise zu umgehen. Man muss einen Weg in das Programm aber erst finden, was dauern kann.
• Projekte, Aufgaben, Kontext. Dazu noch (relativ) frei definierbare Ansichten. Fast alles geht, aber vieles muss eben auch gemacht werden.
• Synchronisation aller Geräte kann auf verschiedene Arten erfolgen. Zum Beispiel wie Things im lokalen Netzwerk, über ein Laufwerk, über einen eigenen WebDAV-Server aber auch über MobileMe.

Zu OmniFocus bin ich allein wegen der Synchronisation über MobileMe gekommen. Das funktioniert bei mir von Anfang an mit beiden Macs und dem iPhone problemlos. Am iPhone dauert es beim starten der Anwendung einige Sekunden (bis zu 30 Sekunden können es schon mal sein am iPhone 3G) bis die Datenbank abgeglichen wurde. In der Zeit kann man zwar neue Aufgaben erfassen aber nicht in den vorhandenen stöbern. Zumindest war das mal so. Bei meinem iPhone4 geht der Sync deutlich schneller und ich konnte währenddessen auch schon mal durch Aufgaben und Projekte schauen.

Ich finde es insgesamt sehr mächtig aber teils auch sehr umständlich. Die Erfassung am iPhone könnte sicher einfacher gehen aber es funktioniert auch so ganz gut.

Ich brauche den Sync über das Internet weil ich nur so meine Daten immer aktuell habe. OmniFocus bietet das und das Programm wird ständig weiterentwickelt.

Die iPad-Version sieht komplett anders aus und hat einen schickeren Look bekommen. Einige Ideen sind auch schon in die Mac-Version eingeflossen damit das Programm übersichtlicher und etwas einfacher wird. Ich gewöhne mich langsam an OmniFocus. Sollte Things aber einen wirklich funktionieren Abgleich über MobileMe oder Dropbox anbieten, könnte ich evtl. wieder zurück wechseln weil es für mich einfach klar war wie es funktioniert, bzw. ich einfach besser gesehen habe, was zu tun ist.

OmniFocus findest Du hier

Fazit

Egal ob Papier, Web oder lokale Software. Wichtig ist nur, dass Du es aufschreibst, terminierst und dann kontrolliert abarbeitest. Wenn Du Dir Software anschaust, lass Dich nicht von 1001 Funktionen blenden. Probiere es mit Deinen konkreten Projekten aus und schaue Dir an, was am besten für Dich funktioniert. Lass es lieber etwas hässlicher aussehen wenn es dafür schnell und einfach ist. Du möchtest Dinge vorrangig erledigen – nicht sie verwalten.

Welche Lösung nutzt Du? Welche Vor- und Nachteile hast Du im Laufe der Zeit festgestellt? Ich freue mich auf Deinen Kommentar.

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