#ÜB19 HÖRBUCH Übersetzungstechnologien Teil 3

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Organisation ist die halbe Miete! Vor allem wenn es um die Qualität bei Übersetzungsprojekten geht.

HÖRBUCH Übersetzungstechnologien Teil 3

Qualität bei Übersetzungsprojekten sollte man nicht dem Zufall überlassen. Es können Qualitätsstandards festgelegt werden. Wie das geht? Welche Schritte dafür notwendig sind, erfahren Sie in dieser Podcastfolge.

e-Book Übersetzungstechnologien.

Organisation ist die halbe Miete

Der Exportanteil in die nicht deutschsprachigen Länder vieler deutscher, schweizer und österreichischer Firmen ist beachtlich. Für all diese Exporte sind Übersetzungen zu erstellen, die ein großes Budget beanspruchen. Sie sind ein unabdingbares Instrument, um Produkte im Ausland vermarkten und verkaufen zu dürfen. Für den ausländischen Konsumenten ist die übersetzte Dokumentation die Visitenkarte des Unternehmens. Für ihn hat sie genau denselben Stellenwert wie die deutsche Dokumentation. Was er bei einer schlechten Übersetzung empfindet, kann man anhand der folgenden Übersetzung einer Gebrauchsanleitung von einer Klimaanlage nachvollziehen:

„Bitte blasen Sie den kalten Wind nicht direkt auf Tiere oder Pflanzen. Dies kann manchmal einen schlechten Einfluss auf die Krankheit der Tiere und Menschen haben“

Angesichts dessen ist es verwunderlich, wie Unternehmen die Übersetzungen organisieren oder eben nicht organisieren.

Wie die Firmen arbeiten

Organisationsmodelle für die Übersetzungsarbeit sind sehr vielfältig. Es geht von der zentralen Abwicklung über einen Sprachendienst bis zur „automatisierten“ Vergabe von Übersetzungsaufträgen an einzelne Freiberufler durch beliebig viele Firmenmitarbeiter.

In vielen Unternehmen koexistieren unterschiedliche Organisationsformen für die Übersetzungen. Manchmal weiß ein Bereich nicht, dass Übersetzungen auch an anderen Stellen anfallen. In der Praxis ist die Auftragsvergaben von Übersetzungen oft eine Mischung und wird nicht von einer zentralen Person oder Abteilung abgewickelt. Sie erfolgt oftmals in unterschiedlichen Konstellationen nach:

Abteilungen Sprachen Produktlinien Standorten Diese Konstellationen haben jedoch Vor- und Nachteile.

Zuständigkeiten

Zu viele Köche verderben den Brei. Besonders bei größeren Firmen entsteht Übersetzungsbedarf an unterschiedlichen Stellen: Produktdokumentation, Schulung, Konstruktion, Marketing und Vertrieb, Personal, Patentwesen, Rechtsabteilung usw. In vielen Bereichen eines Unternehmens ist eine Vereinheitlichung und Standardisierung vorhanden: Qualitätsmanagement, IT-Infrastruktur, Produktionssteuerungssysteme usw. Nur nicht bei Übersetzungen. Das führt zu Verschwendung und Qualitätsunterschieden. Man setzt unterschiedliche Lieferanten ein, die nicht alle zu vergleichbaren Konditionen arbeiten und eine gleichwertige Qualität liefern. Sinnvolle Synergien, wie der Aufbau einer zentralen Übersetzungs- und Terminologiedatenbank, können so nicht genutzt werden.

Das absolute Modell, das für alle Firmen nachahmenswert ist, gibt es nicht. Es gibt jedoch einzelne Prinzipien, die für alle Firmen nützlich sind und Organisationsformen, die für bestimmte Firmengrößen besser geeignet sind.

Zentral/Dezentral

Vieles spricht für eine Zentralisierung der Übersetzungsfunktion im Unternehmen. Besonders bei Großfirmen, die jährlich mehrere Tausend Seiten in 10, 20 oder mehr Sprachen übersetzen lassen, ist die Einrichtung einer zentralen Stelle für die Übersetzungskoordination fast unumgänglich. Ob diese Stelle eine selbstständige Abteilung ist oder einem verwandten Bereich wie der technischen Dokumentation zugeordnet ist, ist nicht entscheidend.

Durch die Zentralisierung der Übersetzungsfunktion ist die Arbeit effizienter. Man kann besser planen, Termine durch Bündelung oder Verschiebung von Ressourcen sicherer erreichen. Die Qualität ist zudem nicht dem mehr oder weniger glücklichen Zufall überlassen. Man kann einen Qualitätsstandard für Übersetzungen definieren und auch dafür sorgen, dass er eingehalten wird. Dieses Modell eignet sich gut für Firmen, die einige Tausend Mitarbeiter beschäftigen, viel exportieren und eine relativ komplexe Organisationsstruktur mit mehreren Geschäftsbereichen, Abteilungen und eine breite Produktpalette haben.

Mittelständische Firmen mit einer Belegschaft von einigen hundert bis 1500 Mitarbeitern sind oft überschaubarer aufgebaut. Sie können sich meistens nicht leisten, mehrere Leute in einer Übersetzungsabteilung zu beschäftigen. Auch dort ergibt es jedoch einen Sinn, eine Person mit der zentralen Betreuung der Übersetzungen zu beauftragen. Anstatt jede Sprache oder Publikation einzeln übersetzen zu lassen, was auch mit einem gewissen Verwaltungsaufwand verbunden ist, wir die Abwicklung vereinheitlicht und standardisiert. Der verantwortliche Mitarbeiter kann eine Terminologie und eine bestimmte Arbeitsweise für alle Sprachen definieren. Gleichgültig, ob es sich um ein Groß- oder Kleinunternehmen handelt, man muss nicht unbedingt alle Übersetzungsbereiche zentralisieren. Es gibt Gebiete wie Geschäftsberichte oder Patente, bei denen ein besonderes Fachwissen erforderlich ist und für die nur eine kleine Zahl spezialisierter Übersetzer in Frage kommen.

In vielen Fällen ist eine vollständige Zentralisierung der Übersetzungsfunktion aus organisatorischen Gründen nicht möglich. Man möchte keine neue Abteilung ins Leben rufen oder die Geschäftsbereiche operieren selbständig und bilden Profit Centers usw.

Wichtig ist dabei, dass Firmen trotzdem erkennen, dass die Aufgabe des Übersetzens eine zentrale Aufgabe ist, die einheitlichen Verfahren und Methoden folgen sollte. Genauso wie die Produkte das „Made by X“-Label tragen, ob die Abteilung A oder B das Produkt hergestellt hat, müssen die Übersetzungen ein einheitliches Label tragen. Dies gilt unabhängig davon, wer diese im Unternehmen in Auftrag gegeben hat. Die Vereinheitlichung soll sowohl die Abwicklung, als auch die Produktion, Qualität und Kosten betreffen. Über zentrale Vereinbarungen mit Lieferanten kann man die Abwicklung der Aufträge wesentlich vereinfachen. Wenn die Liste der zugelassenen Lieferanten aufgebaut ist, kann jeder im Unternehmen seine Aufträge selbständig organisieren. Es ist nicht mehr notwendig, für jedes Übersetzungsvorhaben ein Angebot einzuholen, der Mitarbeiter kann seine Bestellung einfach absenden. Mit manchen Lieferanten ist eine formlose Auftragsabwicklung möglich oder sogar willkommen. Schwieriger wird es bei der Produktion der Übersetzungen und der Einhaltung der Qualitätsanforderungen.

Man kann nicht auf allen Gebieten gleichzeitig ein Profi sein. Mancher Auftraggeber würde aus Unkenntnis der technischen und organisatorischen Möglichkeiten einen Übersetzungsauftrag nicht optimal vorbereiten. Wer beispielsweise nicht weiß, wie Translation-Memories funktionieren und was sie leisten, wird möglicherweise zuviel übersetzen lassen oder sich unnötig Arbeit machen. Wer sein eigenes terminologisches Süppchen kocht, wird vielleicht Dokumente in Umlauf bringen, die sich von den meisten anderen übersetzten Publikationen im Unternehmen unterscheiden. Die Einheitlichkeit im Ausgangstext ist die Grundlage für hochwertige Übersetzungen. Dies wertet das Unternehmensbild auf. Damit die Übersetzungsproduktion auch dann standardisiert wird, wenn die Übersetzungsaufträge dezentral vergeben werden, ist zumindest eine Kompetenzstelle im Unternehmen wünschenswert. Alle im Unternehmen sollten diese ansprechen können. Dies spart bares Geld und rechnet sich immer.

TIPP

Formulieren Sie einheitliche Richtlinien für die Abwicklung der Übersetzungen. Benennen Sie mindestens einen Spezialisten im Unternehmen, der mit der Arbeitsweise von Übersetzern und den modernen Übersetzungstechnologien vertraut ist.

Freelancer/Übersetzungsagenturen/Interne Übersetzer

Was funktionier besser? Wer ist effizienter?

Vorausgesetzt, die Qualifikation stimmt, kommen zuerst prinzipiell alle drei für einen Übersetzungsauftrag in Frage. Der interne und festangestellte Übersetzer ist näher am Produkt, kann bei Bedarf die Produktentwickler direkt fragen. Auch kennt er die Firmenphilosophie besser und kann dementsprechend seine Übersetzung anpassen. Auf der anderen Seite bietet er eine begrenzte Anzahl von Sprachen. Andere administrative Aufgaben bremsen ihn, so dass große Projekte mit hohem Zeitdruck problematisch sind.

Der Freelancer produziert die Übersetzung unmittelbar, ohne zwischengeschaltete Stelle. Er stellt seine Fragen direkt und ist in der Regel sehr flexibel und etwas günstiger als eine Übersetzungsagentur. Aber als Einzelkämpfer sind seine Möglichkeiten begrenzt. Wenn mehrere Stellen im Unternehmen gleichzeitig Projekte haben oder wenn der Urlaub ansteht, treten Verzögerungen ein. Technisch anspruchsvolle Projekte (wie Webseitenübersetzung und juristische Übersetzungen) kann der Freelancer nicht immer ohne Unterstützung eines anderen Übersetzers leisten.

Die Übersetzungsagentur koordiniert und überwacht die Übersetzungen. Sie sorgt dafür, dass die Aufträge in allen benötigten Sprachen durch professionelle Kräfte erstellt werden, und prüft anschließend die Qualität ihrer eigenen Standards. Zudem verfügt sie über zusätzliche technische Mittel und Ressourcen, so dass sie kritischere Projekte oftmals zuverlässig abwickeln kann als ein Freelancer.

Negativseite: Die Kommunikation mit dem Übersetzer ist nicht immer einfach und transparent. Manche Informationen können auf der Strecke bleiben. Wer aber regelmäßig Bedarf an Übersetzungen hat, profitiert davon, eine oder maximal zwei Übersetzungsagenturen als Partner zu haben. Die Nachteile, die vor allem die Kommunikation mit dem Übersetzer betreffen, sind durch entsprechende Vereinbarungen ausgleichbar.

TIPP

Vereinbaren Sie mit Ihrer Übersetzungsagentur, dass ein direkter Kontakt zum Übersetzer möglich ist. Vereinbaren Sie, dass für Sie Stammübersetzer reserviert sind. Erst nach Rücksprache mit Ihnen kann ein anderer zum Einsatz kommen (z. B. bei Termindruck oder Urlaub). Sichern Sie Ihrem Dienstleister gleichzeitig zu, dass Sie die Kontakte nicht für eine direkte Auftragsvergabe missbraucht werden. Die Vorteile einer Zusammenarbeit mit einer externen Übersetzungsagentur überwiegen, wenn diese professionell arbeitet: Sie als Auftraggeber haben unabhängig von der benötigten Sprache einen einzigen Ansprechpartner.

Wenn es brennt, können Sie schnell auf zusätzliche Ressourcen zurückgreifen und beispielsweise zwei Dokumentationen parallel übersetzen lassen.

Sie müssen für neue Sprachen neue Ressourcen nicht mühsam (und risikoreich) selbst qualifizieren. Die Agentur arbeitet möglicherweise bereits mit Übersetzern für Ihre neuen Sprachen und kennt deren Qualität. Sie haben einen einheitlichen Qualitätsstandard für alle Sprachen. Egal ob es sich um eine vertrautere Sprache wie Englisch handelt oder um eine „neue“ Sprache wie Polnisch oder Chinesisch. Sie müssen die technischen Probleme, die immer wieder bei komplexen Dokumenten und/oder Sondersprachen auftreten können, nicht mehr selbst lösen. Sie können auch dadurch größere Einsparungen erzielen, dass die Translation-Memories zentral gepflegt werden. Anstatt dezentral von einzelnen Übersetzern gehalten zu sein, werden alle Übersetzungen in einer Sprache zusammengelegt. Die Wiederholungsquote kann bei neuen Projekten nur höher werden. Außerdem sorgt die regelmäßige Pflege der Übersetzungsbestände dafür, dass die Translation-Memories auf einer einheitlichen Terminologie basieren.

Arbeit mit externen Dienstleistern

Was für die eigene Arbeit im Unternehmen gilt, gilt auch für die Arbeit mit externen Dienstleistern. Je besser die Vorbereitung, je klarer die Anweisungen, desto besser das Ergebnis. Definieren Sie also genau, was Sie vom Dienstleister erwarten. Geben Sie ihm ausreichend Zeit für seine Arbeit. Geben Sie ihm auch die Hilfe (Terminologie und Referenzmaterial, Kontaktperson für Rückfragen), die er benötigt.

Wie viel Zeit kostet ein Auftrag

Es kommt immer wieder vor: Die Zeit drängt. Die Übersetzung muss man noch schnell organisieren, nachdem ein Redakteur bis zur letzten Minute am Text gearbeitet hat. Der Kunde wartet auf die Maschine, der Vertrag wird gleich unterschrieben oder die Schulung findet übermorgen statt. Dann stellt sich heraus, dass zu wenig Zeit für das Übersetzen übrigbleibt. Die Folge: Alle sind frustriert und die Qualität leidet darunter. Es ist eine Frage der Zeit.

Wie kann man die Zeit für das Übersetzen realistisch planen? Um ein Übersetzungsprojekt optimal vorbereiten zu können, müssen folgende Beteiligte genug Zeit für ihren Beitrag haben:

Der Projektmanager für die Analyse und Vorbereitung des Projekts. Der Übersetzer für die Terminologieklärung und die Übersetzung. Der Reviewer oder Lektor für die Qualitätskontrolle. Manchmal auch ein Layouter oder die Technik, wenn man Dateien formatieren muss. Für die Projektorganisation sollte man idealerweise einen Tag reservieren.

Für den Übersetzer schätzt man etwa acht bis zehn Standardseiten pro Arbeitstag. Bei asiatischen Sprachen oder weniger üblichen Sprachen fünf bis sieben Seiten pro Arbeitstag. Die Standardseite entspricht dem Begriff „Normseite“, da eine Druckseite unterschiedliche Textmengen umfassen kann. Eine Normseite entspricht in etwa einer Schreibmaschinenseite und ganz genau 25 Normzeilen à 50 Anschlägen (das wären 200 bis 250 Zeilen pro Tag).

Natürlich steht der geeignete Übersetzer nicht immer bereit für einen Auftrag. Er muss manchmal einen anderen Auftrag abschließen, so dass man auch hier einen Zeitpuffer einkalkulieren muss. Diese Zeit kann der Auftraggeber jedoch gewinnen, wenn er sich den Übersetzer rechtzeitig „reserviert“.

Schließlich kommt noch die Qualitätskontrolle. Ein Reviewer oder Lektor kann etwa 50 Seiten am Tag gegenlesen.

Natürlich sind die Bedingungen nicht immer ideal. Wenn es sein muss, lässt sich die Produktionszeit reduzieren. Man kann mehrere Übersetzer einsetzen sowie die Zeit für die Qualitätskontrolle und die Organisation des Projekts kürzen. Diese Maßnahmen können jedoch auf Kosten der Qualität gehen und in der Nachfolge erhebliche Auswirkungen haben. Der Einsatz mehrerer Übersetzer verursacht mehr Aufwand bei der Qualitätskontrolle, denn jeder Übersetzer übersetzt ein bisschen anders. Nach wie vor gilt das Motto: „Rechtzeitig geplant ist die halbe Miete!“

TIPP

Die Produktionszeit richtig planen.

Projektvorbereitung und Projektorganisation ein bis zwei Tage. Übersetzung acht bis zehn Standardseiten pro Arbeitstag (bei asiatischen Sprachen oder weniger üblichen Sprachen: fünf bis sieben Seiten pro Arbeitstag). Qualitätssicherung 50 bis 60 Seiten pro Arbeitstag. Layout 10 bis 60 Seiten pro Arbeitstag.

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