#ÜB20 HÖRBUCH Übersetzungstechnologien Teil 4

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Projektmanagement bei Parallelübersetzungen in mehrere Sprachen? Worauf kommt's an?

HÖRBUCH Übersetzungstechnologien Teil 4

Bei Übersetzungsprojekten mit Parallelübersetzungen in mehrere Sprachen ist gutes Projektmanagement sehr wichtig! Was muss dabei beachtet werden? Wie kann viel Zeit eingespart werden? Wie können Fehlerquellen beseitigt werden? Wie wichtig ist gute Kommunikation? Dies und vieles mehr, erfahren Sie in dieser Podcast-Episode.

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Projektmanagement

Ein Handbuch, ein Katalog oder eine Bedienungsanleitung in eine Fremdsprache zu übersetzen erfordert bereits viel Können. Aber wie ist es mit Parallelübersetzungen in mehreren Sprachen? Ist es dasselbe Mal 20?

Bei solchen Projekten ist es zunächst wichtig, einen erfahrenen Projektmanager zu haben, der alle Fäden in der Hand hat und den Überblick behält. Denn man kommt schnell auf über 20 Beteiligte am Produktionsprozess.

Die erste Herausforderung ist die Planung. Es sind nicht fünf bis zehn Einzelschritte, die man planen muss, sondern ein Vielfaches davon. Es empfiehlt sich daher, detaillierte Projektpläne zu erstellen, in denen diese Schritte mit entsprechenden Zwischenterminen und Zuständigkeiten festgelegt sind. Es gibt dafür spezielle Tools, aber auch gut angelegte Excel-Tabellen erfüllen denselben Zweck.

Ein Beispiel: Der Auftraggeber muss diese Einzelschritte in der Regel nicht kennen, es sei denn, er ist daran beteiligt (Teilelieferungen, Kontrollschritte etc.). Dann ist es auch sinnvoll, vor Projektbeginn ein gemeinsames „Kick-Off Meeting“ zu organisieren. Dort kann man die Aufgaben aufeinander abstimmen.

Grundsätzlich gilt für mehrsprachige Projekte folgende Strategie: Man sollte so viele Probleme wie möglich in der Vorbereitungsphase lösen. Bei Übersetzungen in eine oder zwei Sprachen spielt es oft keine große Rolle, ob man Arbeitsschritte wie Dateivorbereitung, Formatierung, Schützen von Textteilen usw. vor- oder nachlagert. Bei mehrsprachigen Projekten ist das anders. Die vielen Sprachen wirken wie ein Hebel. Wer beispielsweise vorher einige Stunden investiert, um das Format oder den Inhalt der Ausgangsdatei zu optimieren, Texte aus nicht editierbaren Grafiken abzuschreiben o.ä. holt nachher ein Vielfaches dieser Zeit wieder heraus.

Außerdem erreicht man durch eine gründlichere Vorbereitung eine bessere Qualität des Endprodukts, weil man viele Fehlerquellen bereits im Vorfeld beseitigt.

Ohne eine gut geölte Kommunikationsschiene läuft nichts. Sie muss zuerst zwischen Projektmanager und Teammitgliedern bestehen. Oft gelten die Fragen eines Übersetzers („Was bedeutet die Abkürzung XYZ?“) für alle Sprachen. Man kann sie auf einen Schlag für alle beantworten. Auch umgekehrt kann ein Übersetzer auf Inkonsistenzen oder gar Fehler im Ausgangsdokument stoßen. Der Projektmanager kann diese Informationen sammeln und an die Teammitglieder weitergeben. Zu diesem Zweck eignen sich auch Intranet-Plattformen mit Zugang für alle Beteiligten.

Die Kommunikation zwischen Auftragnehmer und Kunde ist ebenfalls wichtig. Welcher Kunde möchte erst am Liefertag erfahren, dass bei der Hälfte der Sprachen Verzögerungen eingetreten sind? Bei größeren Projekten empfiehlt sich daher der Austausch von Statusberichten, aus denen man den Projektfortschritt entnehmen kann.

Man darf sich nichts vormachen: Die Aufgabe, ein großes Team zu koordinieren, Informationen zu protokollieren und weiterzugeben, nimmt viel Zeit in Anspruch. Dieser Aufwand ist je nach Anzahl der Sprachen, Beschaffenheit der Unterlagen, Anzahl der Einzelpakete unterschiedlich. Erfahrungsgemäß geht es dabei um 5 bis 15% des Übersetzungsaufwands.

Style-Guide

Ab und zu taucht im „denglischen“ Vokabular der Übersetzungsbranche der Begriff „Style-Guide“ (Stilrichtlinie) auf. Was ist ein Style-Guide, was gehört dazu, wann ist er sinnvoll?

Ein Style-Guide enthält wichtige Anweisungen zu Stil, Grammatik und Schreibweise von Wörtern, die ein Übersetzer für seine Arbeit benötigt. Die englische Herkunft des Begriffs deutet bereits auf die Situation hin, in denen man ein Style-Guide einsetzt: Nicht selten gehört er zum Übersetzungspaket für die Lokalisierung von Software und für die Übersetzung von Anwenderdokumentation. Es tauchen im Übersetzungsprozess viele Fragen zu Stil und Vokabular auf, die sich mit einem solchen Werkzeug gut beantworten lassen. Microsoft und viele andere führende amerikanische Softwarehersteller haben Style-Guides produziert, nach denen sich oft die Style-Guides anderer Unternehmen richten.

Was gehört also zu einem Style-Guide?

Er enthält in der Regel Anweisungen zu folgenden Punkten:

Schreibweise: Trennen oder Nicht-Trennen von Wörtern, die Schreibweise von Produktnamen (Groß-/Kleinschreibung, Anführungszeichen, Bindestriche u.ä.). Welche Abkürzungen sind zulässig, welche nicht (Microsoft empfiehlt z. B. seinen deutschen Übersetzern „Kilobyte“ mit „KB“ statt „KByte“ abzukürzen)? Was ist mit Akronymen (wie RAM oder WYSIWYG) zu tun? Interpunktion: Steht als Dezimalzeichen ein Punkt (Microsoft schreibt beispielsweise bei Übersetzungen, die das Wort „Inch“ beibehalten, auch das Beibehalten des Punktes als Dezimalzeichen vor: „Letter Querformat 11x 8.5 in“)? Wann endet eine Überschrift in einem Punkt, wann nicht? Typographie: Welche Schriftarten werden verwendet? Werden bestimmte typographische Effekte für Befehle, Eingaben des Anwenders verwendet („Geben Sie Ihr Passwort ein“)? Wie werden Elemente der Softwareoberfläche geschrieben wie „Speichern“ oder „Datei öffnen“ (Fettschrift, Anführungszeichen, Großschreibung etc.)? Übersetzen von Begriffen: Was wird übersetzt, was soll nicht übersetzt werden (Feldbezeichnungen, Programmcode, Abkürzungen etc.)? Übersetzen von Befehlen: Aktiv- oder Passivform. Verwendung des Infinitivs („Auf Taste F2 drücken“ oder „Drücken Sie auf Taste F2“), von Höflichkeitsformulierungen („Bitte…“). Verwendung bestimmter Verben und Präpositionen: Soll man „doppelklicken“ oder „zwei Mal klicken“ schreiben? Microsoft schreibt beispielsweise den deutschen Übersetzern die Präposition „mit“ statt „zu“ mit dem Adverb „kompatibel“ vor: „compatible with“ = „kompatibel mit“. Terminologie: Welche sind die Terminologiequellen, welche Terminologie hat im Konfliktfall Priorität? Wie werden technische Zeichnungen beschriftet? Beispielsweise durch Textfelder oder durch Ordnungszahlen und einer Legende (empfehlenswert bei Übersetzungen)? Ferner kann man Anweisungen in einen Style-Guide packen, die die Arbeit mit Übersetzungsprogrammen betreffen, ein Beispiel: Welche Einstellungen soll man bei SDL Trados für die Abzüge vornehmen, welche Regeln soll man bei der Übersetzung beachten, damit der Text nicht falsch segmentiert wird usw.

Anfragen ist kein Kinderspiel

Wer ein Übersetzungsprojekt in Auftrag geben möchte, fragt oft bei seinem Lieferanten oder einigen Dienstleistern an. Nicht immer sind die Ergebnisse solcher Anfragen zufriedenstellend: Informationen fehlen oder die Angebote sind nicht direkt vergleichbar. Anfragen kosten beide Seiten Zeit und Geld. Je nach Komplexität der Anfrage (Anzahl der Sprachen, Formate, Zusatzleistungen) braucht ein Lieferant im Schnitt zwischen 20 Minuten und drei Stunden, um ein Angebot zu erstellen. Auf der Anfragerseite benötigt es ebenfalls Zeit für die Zusammenstellung der Anfrage und die Bewertung der Ergebnisse. Wie lässt sich das Beste aus dieser Zeit machen?

Um unnötige Rückfragen zu vermeiden, ist es zunächst wichtig, in der Anfrage die Mindestinformationen festzuhalten: Was soll übersetzt werden, in welche Sprache(n). Welche Unterlagen/Dateien erhält der Übersetzer? In welchem Format soll er die Übersetzung zurückliefern?

Für die Genauigkeit eines Angebots und um unliebsame Überraschungen zu vermeiden, sollte man dem Dienstleister möglichst die Unterlagen oder Dateien geben, die später auch tatsächlich zu übersetzen sind. Der Dienstleister muss bei seiner Kalkulation den Textumfang ermitteln und auch feststellen, inwiefern die Formatierung des Textes oder anderer Faktoren einen Mehraufwand verursachen. Daher ist das Zuschicken von Druckunterlagen oder PDF-Dateien maximal eine Notlösung, die für die Abgabe eines qualifizierten Angebots keineswegs optimal ist.

Relativ selten wird bei Anfragen relevantes Referenzmaterial beigefügt. Wenn das neue Projekt viele Ähnlichkeiten mit einem Referenzprojekt hat, kann dies die Kosten spürbar senken. Durch Alignment kann man das Referenzmaterial in eine Übersetzungsdatenbank (Translation-Memory) übernehmen.

Noch besser ist es, wenn der Auftraggeber Übersetzungsdatenbanken zur Verfügung stellen kann. So entfallen die Alignment-Kosten. Viele Unternehmen verkennen diese Möglichkeit, weil sie nicht selbst übersetzen und denken, dass Translation-Memories „Sache des Übersetzungsbüros“ sind.

Je nach Beschaffenheit der Dateien und nach Anforderungen beläuft sich der Formatierungsaufwand im Schnitt auf 10 bis 50 Prozent des Übersetzungsaufwands. Viele Unternehmen möchten auf diese Kosten verzichten und lassen die Formatierung der Übersetzung intern ausführen. Das ist nicht immer unproblematisch, wenn die internen Kräfte die Trennregeln oder die typographischen Gepflogenheiten in einer Fremdsprache nicht beherrschen. Die Verantwortlichen wissen oft gar nicht, dass sie die Übersetzung mit geringen Mehrkosten „roh-formatiert“ erhalten können. Das bedeutet, dass die Umbrüche im Text bereits angepasst wurden. Den „rohformatierten“ Text müssen sie zwar manuell anpassen (z. B. Bilder verschieben), aber ein Großteil der Formatierung bleibt erhalten. Dies ist nur ein Beispiel dafür, dass der Dienstleister zusätzliche Leistungen anbieten kann, an die man nicht gedacht hat. Diese führen meist auch zu Einsparungen beim Anfrager. Fragen kostet nichts.

Manchmal ist auch der Termin entscheidend. Diese Information muss dem Dienstleister vorliegen. Sie ist für die Organisation und Kalkulation eines Projektes wichtig. In vielen Fällen ist es völlig ausreichend, einen Pauschalpreis zu haben, um mehrere Angebote miteinander vergleichen zu können. Wer oft oder regelmäßig Preise anfragt, kann sich als Alternative überlegen, ob er mit dem Abschluss von Rahmenverträgen mit einem Lieferanten nicht besser fährt.

TIPP

Stellen Sie Angebotsanfragen ohne Lücken. Geben Sie genau Informationen über das, was vom Lieferanten erwartet wird: Sprachversion, zu liefernde Dateien, auszulassende Texte, Terminwunsch und Funktion/Einsatzgebiet der Übersetzung. Fordern Sie komplette Dateien in editierbarer Form an (wenn es nicht anders geht:ein nicht geschütztes PDF). Referenzdateien in Deutsch und in der Fremdsprache bzw. vorhandene Translation-Memories senken die Kosten.

Vereinbarungen

Vereinbarungen mit Lieferanten haben viele gemeinsame Merkmale im Hinblick auf Haftung, Gefahrenübergang, Zahlungsmodalitäten, Rabatte usw. Der Gesetzgeber setzt auch hier einen festen Rahmen, an den man sich halten soll. In Bezug auf die Übersetzertätigkeit sollte man einige Punkte präzise regeln.

Abrechnungsbasis

Welche Abrechnungseinheit soll man vereinbaren: Wort oder Zeile, in der Ausgangssprache oder der Zielsprache? Was ist ein Wort, was ist eine Zeile?

In Deutschland kalkulieren einige Übersetzer noch nach der übersetzten Zeile. Praktischer ist die Abrechnung pro Ausgangswort (meistens dann pro deutsches Wort), denn man weiß sofort, was eine Übersetzung kostet, bevor sie ausgeführt wird. Eine Wortstatistik liefern die meisten Textprogramme, so dass man einfach die Anzahl der Wörter mit dem Wortpreis multipliziert, um die Kosten zu erhalten.

Bei der Abrechnung auf der Basis der übersetzten Zeilen spielt die Sprachenexpansion eine Rolle. Man hat in der Fremdsprache nie genau dieselbe Zeilenzahl wie in der Ausgangssprache. Die romanischen Sprachen sind in der Regel 20 bis 25 Prozent länger als die deutsche Sprache. Dementsprechend muss man die Anzahl der Zeilen nach oben korrigieren, um die Übersetzungskosten zu ermitteln.

Inzwischen hat sich bei den meisten Übersetzern und Übersetzungsdienstleistern die Abrechnung auf Wortbasis durchgesetzt. Wer Preise vergleichen will, hat hier eine größere Auswahl.

Wenn einmal die Basis (Wort/Zeile) feststeht, gibt es weitere Unterscheidungsmöglichkeiten. Die eine betrifft die Textart. Einige Übersetzer sprechen immer noch von Schwierigkeitsgrad und staffeln ihre Preise dementsprechend. Das ist nicht immer sehr übersichtlich und auch nicht leicht nachvollziehbar. Die „Lockpreise“ für „leichte Texte“ werden gleich außer Kraft gesetzt und Übersetzungen werden meist als „schwierige“ Übersetzungen abgerechnet. Außerdem entstehen schnell Diskussionen darüber, wie „schwierig“ ein Text ist.

Für bestimmte Textarten ist der Übersetzungsaufwand höher, weil der Übersetzer mehr recherchieren muss oder weil die Formulierung besonders wichtig ist. Das ist beispielsweise für die Übersetzung einer Softwareoberfläche, für Texte mit Werbecharakter wie auch für Patente und Verträge der Fall. Hier rechnen Übersetzer einen besonderen Wortpreis oder einen Zuschlag auf den normalen Preis ab.

Eine weitere Unterscheidungsmöglichkeit bei der Abrechnung betrifft die Wiederholungen im Text. Gewisse technische Texte oder Aktualisierungen vorhandener Dokumentationen enthalten erfahrungsgemäß viele Wiederholungen. Es empfiehlt sich daher, Preiskategorien für Wiederholungen und „Fuzzy-Matches“ (ähnliche Texte) zu vereinbaren. Alle oben genannten CAT-Tools (Übersetzungsprogramme) liefern eine Statistik über diese Kategorien. Diese Statistik kann als Grundlage für die Abrechnung gelten und bei Bedarf als Abrechnungsnachweis dienen. Wenn die Abrechnung auf Wortbasis erfolgt, kann man sogar vor Projektbeginn den genauen Betrag in die Bestellung aufnehmen, dies vermeidet später Diskussionen.

Lieferumfang

Es ist wichtig festzuhalten, was zur Lieferung einer Übersetzung gehört. Heute liefert man meistens Dateien. Werden diese formatiert oder nicht? Welche Programmversion soll man liefern?

Werden auch zusätzliche PDF-Dateien oder ein Ausdruck gewünscht?

Ein Anspruch auf das Translation-Memory muss vertraglich geregelt sein. Das Translation-Memory wird mit jedem Projekt gefüllt und hilft durch die Wiederverwendung bereits übersetzter Segmente die Kosten zu senken. Der Dienstleister verwaltet das Translation-Memory des Auftraggebers und erweitert es mit jeder Übersetzung. Wenn der Auftraggeber Einblick in das Translation-Memory wünscht und eine aktuelle Version bei diesem im Haus gespeichert werden soll, muss das mit dem Dienstleister geklärt werden. In welchem Format sollen die Translation-Memories geliefert werden? Das universelle Austauschformat dafür ist TMX. TMX ist XML-basiert, und kann — wenn beide Seiten das gleiche CAT-Tool in der gleichen Version verwenden — zusätzlich Formatierungsinformationen übertragen. Alternativ gibt es oft die Möglichkeit, es als Excel-Datei in Spalten auszuspielen.

Arbeitsorganisation

Es ist sinnvoll zu definieren, welche Stellen auf beiden Seiten der Auftragsabwicklung für welche Aufgaben zuständig sind. An wen soll sich der Übersetzer wenden, wenn er spezielle fachliche Fragen hat. Auch lässt sich hier eine traditionelle Schwäche von Übersetzungsdienstleistern kompensieren: Immer wieder wird bemängelt, dass der Übersetzer anonym und beliebig austauschbar sei, was zu Qualitätsschwankungen führt. Man kann einen Direktkontakt zum Übersetzer vereinbaren. Dabei sollte zugesichert sein, dass die Aufträge künftig nicht direkt an den Übersetzer gehen und dass die wichtigen Informationen auch mit dem Dienstleister ausgetauscht werden, damit er sie bei künftigen Projekten berücksichtigen kann.

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