Coworking und die rechtliche Situation dazu

Office Talk - DER Podcast fürs gesunde Büro

In der heutigen Folge spreche ich über Co-Working-Places und die rechtliche Situation dazu.

Für Kreative, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten und Start-Up-Unternehmen gilt diese Möglichkeit der Büronutzung als sehr angenehm, weil neben dem Raum auch das Mobiliar und immer häufiger auch individuell dazu buchbare Pakete und Services angeboten werden.

Das beginnt bei Besprechungsräumen, Kopiererflatrates, Videokonferenzsysteme und geht hin bis zu Start-up-Betreuung und sogar Co-Living-Angeboten. Alles ist möglich – so scheint es zumindest.

In der aktuellen Ausgabe von Office-Roxx wird allerdings auch über die rechtlichen Fallstricke von Co-Working berichtet und da seit einiger Zeit vor allem in Großstädten immer mehr Co-Working-Space-Entwickler auf den Markt drängen, finde ich es wichtig, dass die Menschen über die rechtliche Situation ebenfalls informiert sind.

Allerdings bitte ich zu beachten: Das hier ist keine rechtliche Beratung, es sind lediglich meine zusammen getragenen Kenntnisse zu diesem Thema, die von unterschiedlichsten Seiten zusammengetragen wurden.

Bislang spielten diese rechtlichen Fragen eher eine untergeordnete Rolle, weil Freiberufler, kleinere Start-ups oder digitale Nomaden überwiegend Co-Working nutzten, mittlerweile wird knapp 1 Mio m2 Fläche als Coworking Arbeitsplatz genutzt. Sprich Coworking boomt.

Im letzten Global Coworking Survey gaben 19 % der Mitglieder in deutschen Coworking Spaces an, in einem Angestelltenverhältnis zu stehen, weltweit sind es 36 % (Deskmag 2017)

Heute ist nicht mehr der einstige Gedanke vom kreativen Umfeld im Vordergrund, sondern aufgrund fehlender Büroflächen die Argumente Verfügbarkeit, Lage und Flexibilität wie bei NTV zu sehen war.

Gerade Unternehmen, die daran denken Coworking zu nutzen, um nicht eigene Flächen vorhalten zu müssen, die sollten sich bei der Vertragsgestaltung mit dem Co-Working – Anbieter Gedanken über die arbeitsrechtlichen Situationen machen.

Das klassische Arbeitsrecht in dem es um Arbeits- und Gesundheitsschutz geht sind hier vor allem zu beachten, weiterhin seit Mai diesen Jahres das Datenschutzgesetz. da eine Verletzung der einschlägigen Bestimmungen oft hohe Bußgelder oder gar Strafen nach sich ziehen kann. Gerade durch die sensible Handhabung von Kundendaten, welche durch die unmittelbare Geltung der Datenschutz-Grundverordnung seit dem 25. Mai zwingend erforderlich geworden ist, sind hier ganz neue Herausforderungen im Rahmen des Coworking zu bewältigen.

Hierzu werde ich allerdings einen eigenen Podcast mit einem Spezialisten veröffentlichen.

Dann gibt es aber auch immobilienrechtliche Fragen, wie Sebastian Woschech,Senior Associate im Bereich Immobilienrecht in Office Roxx berichtet.

Interessanterweise konnte ich nirgends etwas zum Grundgesetz finden, obwohl dies meiner Meinung und auch der Begrifflichkeit nach als Grund-Lage für alles dient.

Im Grundgesetz wird von Privatsphäre gesprochen, exakterweise: Privatsphäre bezeichnet den nichtöffentlichen Bereich, in dem ein Mensch unbehelligt von äußeren Einflüssen sein Recht auf freie Entfaltung der Persönlichkeit wahrnimmt. Das Recht auf Privatsphäre gilt als Menschenrecht und ist in allen modernen Demokratien verankert. Wenn das in der heutigen Arbeitswelt mehr berücksichtigt würde, wären viele Probleme schon gelöst, wenn es aber nicht so ist, dann haben die Unternehmen bei der Gestaltung von Coworking – Places das klassische Arbeitsrecht zu berücksichtigen, nämlich dass beispielsweise der Betriebsrat Mitbestimmungsrechte bei dieser Gestaltung hat. Die Rechte des Betriebsrates können sich vor allem in Hinblick auf Fragen der Ordnung des Betriebes oder die Planung der Arbeitsplätze ergeben.

Weiterhin müssen die Unternehmen auf eine korrekte Handhabung der Arbeitsschutz-Vorschriften achten, denn der Arbeitgeber muß Sorge dafür tragen, dass Arbeitsstätten so eingerichtet und betrieben werden, dass Gefährdungen für Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten möglichst vermieden und gering gehalten werden. Das kennen Sie bereits aus der Folge Arbeits- und Gesundheitsschutz vom Mai 2018. Hierzu muß ebenfalls eine Gefährdungsbeurteilung erstellt werden. Der Arbeitgeber kann Arbeitsschutz-Pflichten delegieren, hat und behält aber immer die Gesamtverantwortung für die Durchführung.

Deshalb wird ganz klar empfohlen, dass vor Einzug in gemeinschaftlich genutzte Arbeitsräume einige Fragen geklärt werden. Diese hab ich jetzt nur auszugsweise:

Wer stellt Ersthelfer und Brandschutzbeauftragte?

Muss der Vermieter ergonomische Bürostühle zur Verfügung stellen? Ich darf hier nochmal auf die Folge „kein Zuschuss der Rentenversicherung mehr“ hinweisen

Wer haftet überhaupt bei Arbeitsunfällen im Co-Working-Büro?

Muß der Vermieter den Arbeitgeber bei Gefährdungsbeurteilungen auf eventuelle Gefahrenquellen hinweisen?

In der Regel kann der Unternehmer bzw. Mieter dem Vermieter keine Weisungen zu Einrichtung und Überwachung erteilen, bleibt aber seinen Arbeitnehmern gegenüber immer verpflichtet nötige Schutzmaßnahmen zu ergreifen.

Arbeitsrechtlich wird somit empfohlen, dass Regelungen im Mietvertrag zum Arbeits- und Gesundheitsschutz getroffen werden, damit fixiert ist, wer welche Maßnahmen veranlasst. Dann aber auch bitte eine Vereinbarung zu Kontrollrechten und Weisungsbefugnissen mit aufnehmen.

Wenn man dem Bericht der ASU (Arbeitsmed Sozialmed Umweltmed) aus 2017 glauben darf – und ich tu das – gibt es hinsichtlich der gesundheitsrelevanten Faktoren und Auswirkungen dieser Arbeitsumgebung noch dringenden Forschungsbedarf, aber eines steht fest: gut beraten und geplant, wird es für alle Beteiligten besser werden.

Ich zitiere aus diesem Bericht: Eine genaue Analyse der Arbeitsbedingungen in Coworking Spaces wird in Anbetracht der steigenden Zahl von Coworking-Space-Nutzern empfohlen. Dabei sollten sowohl die psychischen und sozialen als auch die ergonomischen Bedingungen berücksichtigt werden, um eine ganzheitliche Beurteilung zu gewährleisten. Dazu bedarf es in erster Linie einer Bewertung durch die Nutzer.

Das kennen Sie bereits von mir, bitte nehmt die Beschäftigten ernst und mit ins Boot. Und dabei denkt bitte immer daran:

Humanisierung ist die intelligenteste Art der Rationalisierung !

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