Wie Sie sich auf Ihre Führungsaufgaben besser konzentrieren

In Führung gehen mit Stefan Brandt

Stressfrei als Führungskraft VI

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Es ist wichtig, dass man 90 Minuten mit voller Konzentration an das nächste Spiel denkt.

Lothar Matthäus

Wenn ich in Unternehmen Seminare mit Führungskräften zum Thema Zeit- und Selbstmanagement mache, ist es immer eine der wichtigsten Fragen, wie sich die Teilnehmer auf Ihre Führungsaufgaben besser konzentrieren können und es schaffen, mit den lästigen Unterbrechungen umzugehen. Wie sieht das bei Ihnen aus? Machen Sie auch zu viele Dinge gleichzeitig und werden Sie dauernd von Ihren wichtigsten Aufgaben – der eigentlichen Führung – abgelenkt? Dann stehen Sie nicht allein da.

98 Prozent der Führungskräfte in Unternehmen arbeiten regelmäßig an mehreren Aufgaben gleichzeitig und nur 10 Prozent geben an, dass Sie Ihre Aufgaben ohne Unterbrechungen erledigen könnten.

Ich behaupte sogar, eine der wichtigsten geistigen Fähigkeiten, die Sie als Führungskraft benötigen, ist es, Ihre Aufmerksamkeit zu bündeln und auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

Leider nimmt unsere Aufmerksamkeitsspanne aber immer mehr ab – vor allem seit unsere lieben Smartphones auf der Bildfläche erschienen sind und Multitasking zum Ideal erhoben wurde.

Damit Sie sich auf Ihre Führungsaufgaben besser konzentrieren können, sollten Sie Folgendes verstehen

Unser Gehirn ist ein sehr flexibles Organ und versucht ständig, sich an neue Situationen anzupassen – so auch an die recht neuen Errungenschaften wie Smartphone, Tablet und Co. mit der ständigen Erreichbarkeit und der regelmäßigen Unterbrechung.

Aber mit dieser Fähigkeit Ihres Gehirns, ist Ihre Konzentrationsfähigkeit im Wandel und nimmt kontinuierlich ab.

Während die durchschnittliche Konzentrationsdauer im Jahr 2000 noch bei zwölf Sekunden lag, sind es jetzt gerade einmal acht Sekunden.

Und damit liegt unsere Konzentrationsspanne deutlich unter der eines Goldfischs – der kann sich immerhin 9 Sekunden lang konzentrieren.

Aber: Gratulation! Sie haben es bis hierher schon mit Ihrer Aufmerksamkeit geschafft und damit eine überdurchschnittlich lange Konzentrationsfähigkeit bewiesen.

Aber glauben Sie mir, es lohnt sich, noch ein wenig weiter dran zu bleiben.

Auf jeden Fall lässt nicht die Konzentrationsfähigkeit grundsätzlich nach – das kann man wohl nicht behaupten –, aber wir sind nicht mehr so sehr in der Lage, uns auf „langweilige“ Aufgaben zu konzentrieren. Also Routineaufgaben, bei denen wir uns auch mal konzentrieren und manchen Frust aushalten müssen, die nicht schnell erledigt sind und auch oftmals keinen Spaß machen.

Und damit haben wir es als Führungskräfte ja oft zu tun: Vorbereiten auf Mitarbeitergespräche, planen, steuern und entscheiden, Ziele setzen, unterstützen, für Einarbeitung sorgen, kommunizieren, informieren, delegieren.

Alles Dinge, auf die wir uns konzentrieren und für die wir uns Zeit nehmen müssten, wenn wir unsere Führungsaufgaben ernst nehmen.

Aber glücklicherweise: Es gibt eben so viele Ablenkungen überall, sowohl in uns als auch außerhalb, so dass wir ständig von einer „Sensation“ zur nächsten hechten können.

Und das macht sogar süchtig: Das schnelle Wechseln zwischen Aufgaben und Medien bewirkt einen Dopaminausstoß, was uns ein kleines Glücksgefühl gibt und Sie so süchtig machen kann.

Manch einer fühlt sich während des Entzugs gelangweilt oder frustriert und sucht dann sofort nach dem nächsten Kick.

All das ist unter Führungsgesichtspunkten schlecht.

Denken Sie noch mal ans Eisenhower-Prinzip: Gerade die B-Aufgaben (die wichtigen und weniger dringlichen Aufgaben) sind es ja, die Ihnen langfristig zu Erfolg verhelfen.

Aber das sind oftmals geistig anspruchsvolle Tätigkeiten – also eher langweilige Aufgaben, die wir regelmäßig vor uns herschieben.

Weil Sie eben keinen Spaß machen.

Da kommen uns doch die Ablenkungen und Unterbrechungen eigentlich gerade recht.

Manchmal suchen wir sogar danach, um nicht mit den B-Aufgaben anzufangen.

Das sind die Aufgaben mit C-Priorität, die zwar kurzfristig Spaß machen und Erfolg versprechen, aber Sie eben langfristig nicht wirklich weiterbringen.

Sie können perfekt in Zeitmanagement werden, aber Ihre Arbeitsergebnisse werden einfach leiden, wenn Sie ständig abgelenkt sind und in Ihren eigentlichen Aufgaben unterbrochen werden.

Für eine (langweilige) Arbeit, die Sie konzentriert in 30 Minuten schaffen könnten brauchen Sie nun, mit all den Unterbrechungen, eine Stunde.

Eine schlechtere Konzentrationsfähigkeit geht also zu Lasten Ihrer Produktivität und zu Lasten Ihrer Rolle als Führungskraft.

Sie vermeiden Aufgaben, auf die Sie sich wirklich konzentrieren müssen, lassen sich von eigenen Gedanken oder anderen Reizen ablenken, die nichts mit dem Thema zu tun haben, übergehen Details und machen Flüchtigkeitsfehler, vergessen alltägliche Dinge und schleppen einen Sack voller unerledigter Aufgaben mit sich herum.

Deshalb: Um Ihre Aufgabe als Führungskraft richtig zu machen, wäre es da nicht gut, zu lernen, wie Sie sich besser konzentrieren?

Am Arbeitsplatz gibt es zwei Hauptdiebe, die Sie sich klar machen sollten, weil Sie Ihnen Ihre Aufmerksamkeit stehlen: (digitale) Unterbrechungen und Multitasking.

Wie Unterbrechungen Ihre Konzentration rauben

Wie oft am Tag schauen Sie auf Ihr Smartphone?

Ganz ehrlich ;o)

Sie wissen es nicht so genau?

Mein Tipp: Wenn Sie das nicht wissen, dann wäre jetzt der allererste Schritt, es sich bewusst zu machen, indem Sie mindestens 2 Tage lang Ihr Verhalten mit dem Smartphone protokollieren.

Dazu können Sie ja auch Ihre digitalen Wegbegleiter nutzen und jedes Mal, wenn Sie sie mal wieder in der Hand haben, einen kleinen Vermerk in Ihrer Notizen-App machen.

Ich wette, es wird wahrscheinlich ziemlich häufig sein.

Etwa ein Drittel aller Fach- und Führungskräfte unterbrechen mehrmals pro Stunde Ihre Arbeit, um E-Mails abzurufen. Vor allem Jüngere neigten dazu, sich ständig durch elektronische Post ablenken zu lassen. Bei den unter 30-Jährigen ruft jeder zweite seine E-Mails mehrmals pro Stunde ab, jeder zwanzigste sogar mindestens alle 10 Minuten.

Der Grund ist dabei in den meisten Fällen recht simpel und keineswegs unerwartet: Social Media.

So nutzen 59 Prozent der Befragten das Smartphone in den besagten Fällen zum Chatten mit Freunden.

Allein durch Smartphone-Nutzung geht täglich über eine Stunde an Arbeitszeit verloren.

Kurzum: Das Smartphone in Ihrer Tasche ist der größte Produktivitätskiller.

Wenn Sie sich besser konzentrieren wollen, um Ihren Führungsaufgaben gerecht zu werden, ist der Preis einfach riesig, den Sie für die ständigen Störungen zahlen.

Natürlich können Sie Ihr Handy jetzt nicht einfach im nächsten Mülleimer verschwinden lassen (aber – warum eigentlich nicht gelegentlich in der Schublade?).

Mein Tipp: Fangen Sie wenigstens damit an, die unzähligen Mitteilungen und Töne zu deaktivieren, wenn mal wieder eine Mail, eine WhatsApp oder eine Facebook-Benachrichtigung hereingeschneit kommt.

Hier finden Sie Anleitungen wie Sie Benachrichtigungen von Apps auf dem iPhone deaktivieren und auf Ihrem Android-Handy.

Ein anderer großer Aufmerksamkeitsräuber ist natürlich Outlook – und wo Sie gerade so schön dabei sind, können Sie da auch gleich mal alle Benachrichtigungen deaktivieren.

Wie sie Outlook bändigen, und sich so besser konzentrieren, finden Sie hier.

Wie Sie durch Unterbrechungen dumm werden

Unterbrechungen von Smartphones und Outlook beeinträchtigen nicht nur Ihre Konzentrationsfähigkeit – auch Ihr Gedächtnis leidet darunter.

Entscheidend ist ein kleiner Teil Ihres Gehirns, der einem Seepferdchen ähnelt: der Hippocampus.

Er ist verantwortlich dafür, dass Sie Informationen und Ereignisse verarbeiten, speichern und sich bewusst wieder erinnern können (wir bezeichnen diese Form des Gedächtnisses als Deklaratives Gedächtnis.

Wenn Sie etwas lernen oder neue Fähigkeiten erwerben wollen wird Ihnen das nur schwer gelingen, wenn Sie dabei immer wieder unterbrochen werden.

Denn bei vielen Unterbrechungen wird der Hippocampus gar nicht erst angeworfen – und das beeinträchtigt Ihr Erinnerungsvermögen immens.

Daran liegt es, dass Sie sich zum Beispiel nach einem anstrengenden Tag, an dem wieder mal alles auf einmal erledigt werden musste, am Abend gar nicht mehr so richtig erinnern können, was Sie alles erledigt haben.

Mit anderen Worten: Ihr Gedächtnis leidet und auch Ihr IQ verringert sich bei zu vielen Unterbrechungen – um bis zu 15 Prozentpunkte.

Das entspricht dem kognitiven Äquivalent eines 8-jährigen Kindes.

Welchen Preis zahlen Sie fürs Multitasking?

Ich wette mal, gerade, wenn Sie das lesen, betreiben Sie Multitasking.

Sie lesen diese Worte hier – und machen gleichzeitig wahrscheinlich irgendwas anderes.

Sie glauben, dadurch einfach mehr zu schaffen.

Hoffen Sie.

Im Grunde besteht Multitasking aus einer Folge von Unterbrechungen.

Wenn Sie zwischen Aufgaben hin und her springen, kostet Sie das zeitlich vielleicht eine zehntel Sekunde.

Wenn Sie aber wiederholt zwischen vielen Aufgaben springen, kann sich diese Zehntelsekunde ganz schön aufsummieren.

Wenn Sie zwischen Aufgaben hin und her springen, brauchen Sie 50 Prozent länger, als wenn Sie sie nacheinander abgearbeitet hätten. (1)

Und je komplexer und unbekannter die Aufgabe, desto ineffektiver wird die Bearbeitung.

Und vergessen Sie nicht die Zeit, die Sie brauchen, um „wieder reinzukommen“ – also das Konzentrationsniveau zu erreichen, das Sie hatten, bevor Sie gestört wurden.

Und gerade Letzteres kann 10-20 Mal so lange dauern, wie die Störung selbst.

Das heißt, bei einer 30-sekündigen Unterbrechung benötigen Sie fünf Minuten, um in die alte Aufgabe zurückzufinden und selbst die kürzesten Unterbrechungen können die Produktivität um 40 Prozent senken.

Statt Multitasking also doch lieber eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten?

Auf den ersten Blick erscheint Multitasking sehr effizient zu sein.

Letztlich kostet es aber viel mehr Zeit und geht zu Kosten der Qualität.

Wir glauben, dass wir mehr schaffen, wenn wir an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeiten, anstatt uns eine Aufgabe nach der anderen vorzunehmen, neudeutsch auch Monotasking genannt.

Aber die Forschung zeigt, dass unser Gehirn schlicht für Multitasking ungeeignet ist.

Und ausgerechnet Menschen, die von sich behaupten, gut in Multitasking zu sein und gerne und häufig mehrere Dinge gleichzeitig tun, sind darin nicht besonders gut. Im Gegenteil: Sie lassen sich leicht ablenken und machen deshalb vieles parallel.

Wer sich also einiges darauf einbildet, multitaskingfähig zu sein, sollte seine Einstellung lieber noch einmal überdenken.

Und übrigens – Frauen sind tatsächlich besser in Multitasking – aber nur, wenn Sie vor den Wechseljahren sind und es sich um Aufgaben handelt, die etwas mit Sprache zu tun haben.

Wie können Sie sich jetzt also besser konzentrieren?

1. Planen Sie Ihren Tag. Wie Sie das genau machen, habe ich Ihnen bereits im Artikel "Wie Sie Ihre Zeit managen" beschrieben. Machen Sie wenigstens eine Liste der vier oder fünf Dinge, die Sie am nächsten Tag erledigen möchten, bevor Sie Ihre Arbeit für den Tag beenden. Wenn Sie den nächsten Tag beginnen, arbeiten Sie Ihre Punkte als erstes sofort ab. Fangen Sie nichts anderes an, bis Sie die erste Aufgabe beendet haben und gehen Sie dann direkt zur zweiten über.
2. Wenn Sie ein eigenes Büro haben, schließen Sie die Tür ab oder hängen einen „Bitte nicht stören“-Zettel an die Tür. Im Großraumbüro kann ein Sichtschutz (z. B. eine Pflanze) für etwas Distanz sorgen.
3. Räumen Sie Ihren Schreibtisch frei und konzentrieren Sie sich auf die Aufgabe, auf die Sie sich besser konzentrieren wollen. Haben Sie alles griffbereit, was Sie benötigen, Tee, Zettel, Stift usw.
4. Gehen Sie mit allen Geräten offline, die Sie nicht für die Erledigung der Aufgabe benötigen und schließen Sie auch unnötige Softwareprogramme.
5. Lernen Sie Nein zu sagen! Wie Sie das machen lesen Sie im Artikel "Wie Sie überzeugend Nein sagen (und mehr Zeit für Führung gewinnen)".
6. Deaktivieren Sie Benachrichtigungen auf Ihrem Smartphone und Computer.

Diese Tipps werden Ihnen helfen, viel produktiver zu werden, Sie werden sich besser konzentrieren können und Sie bekommen Zeit, Ihrer Rolle als Führungskraft gerecht zu werden.

Sich besser zu konzentrieren und nur eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten, ist sicher nicht einfach.

Weil wir auch hier gegen liebgewonnene Gewohnheiten ankämpfen.

Aber machen Sie sich noch mal klar, dass Sie für die Erledigung Ihrer Führungsaufgaben genau diese Konzentration brauchen.

Und Sie schaffen einfach mehr und das mit höherer Qualität.

Sie werden weniger Fehler machen und sich entspannter und produktiver fühlen.

Wenn Sie diese Tipps berücksichtigen und in Ihren Führungsalltag einbauen, werden Sie schon wieder einen großen Schritt in Richtung Stressfreiheit als Führungskraft getan haben.

Lernen Sie, sich noch besser konzentrieren zu können!

Wenn Sie nach wie vor vermuten, dass Ihnen die Umsetzung alleine richtig schwerfällt und Sie lernen wollen, wie Sie sich besser konzentrieren, um Ihren Führungsaufgaben und sich selbst besser gerecht zu werden – und damit langfristig erfolgreich im Job zu sein.

Wenn Sie lernen wollen, wie Sie gelassener im Führungsjob bleiben und Stress vermeiden und was Sie tun müssen, wenn Sie das Gefühl haben, dass Stress zu einer Art Dauerzustand geworden ist und Sie einfach nicht mehr richtig „runterkommen und abschalten“ können. Wenn sie sich von Stress befreien wollen, der Ihnen Ihre kostbare Energie raubt und dazu führt, dass Sie sich müde und unkonzentriert fühlen.

Dann empfehle ich Ihnen meinen Kurs „In 9 Wochen komplett entstresst“, der in den nächsten Wochen an den Start geht.

Also: Wenn Sie das interessiert, tragen Sie sich einfach in die Warteliste ein und ich sende Ihnen alle Infos zum Kurs, zu Webinaren und zu Blogartikeln zum Thema.

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Dieser Artikel ist der sechsteTeil der Serie "Stressfrei als Führungskraft". Falls Sie noch nicht alle Beiträge zu dieser Serie gelesen haben, hier ein Überblick:

Stressfrei als Führungskraft

1. Wie Sie zu einer stressfreien Führungskraft werden
2. Stressfrei als Führungskraft II: Wie Sie Ihre Zeit managen
3. Stressfrei als Führungskraft III: Erfolgreich delegieren
4. Stressfrei als Führungskraft IV: Wie Sie Ihre Aufgaben geregelt kriegen
5. Stressfrei als Führungskraft V: Wie Sie Nein sagen
6. Stressfrei als Führungskraft VI: Wie Sie sich auf Ihre Führungsaufgaben besser konzentrieren

Und jetzt haben Sie schon mal viele Tipps und Hinweise bekommen, wie Sie sich besser konzentrieren können. Und ich wünsche Ihnen viel Spaß bei der Umsetzung und dem Ausprobieren meiner Tipps für Ihre Gelassenheit und Leistungsfähigkeit als Führungskraft.

Schreiben Sie mir auch gerne mal eine E-Mail!

Ihr

Stefan Brandt