#2021-002 Microsoft Teams im Unternehmenseinsatz - Interview

IT Manager Podcast (DE, german) - Aktuelle IT-Themen vorgestellt und diskutiert

Ingo Lücker: Herzlich Willkommen beim IT-Manager-Podcast. Mein Name ist Ingo Lücker und ich freue mich riesig darauf, dass ich heute Fabian Alfes von der connecT SYSTEMHAUS AG zu Gast habe im Interview zum Thema Microsoft Teams zum Einsatz in Unternehmen. Und ja, ich freue mich sehr auf das Interview. Somit starten wir direkt ein. #00:00:38-4#

Ingo Lücker: Herzlich willkommen lieber Fabian. Ich freue mich sehr, dass du Zeit gefunden hast und hier uns heute für ein Interview auch zum IT-Manager-Podcast zur Verfügung stellst. Stell dich doch einmal den Hörern vor. Was hast du früher so gemacht? Wo kommst du her? Wie bist du jetzt in deinen Fachbereich eigentlich auch und zum Thema Microsoft Teams, worum es ja heute gekommen? Erzähl doch ein bisschen dazu. #00:01:02-8#

Fabian Alfes: Ja, hallo Ingo. Erstmal danke schön, dass du mich eingeladen hast, dass ich dabei sein darf. Mein Name ist Fabian Alfes. Ich bin 29 Jahre alt und Senior IT Consulting bei der connecT SYSTEMHAUS AG. Ich bin bei uns verantwortlich für den Bereich Cloud und Kollaboration. Und dazu gehört dann eben auch ausdrücklich alles rund um Office 365 und damit auch Microsoft Teams dazu. Ich mache das Ganze seit fünf Jahren bei uns, habe vorher in Dortmund Informatik studiert und, ja, bin letztlich schon immer sehr technisch interessiert gewesen, habe mich in meiner Freizeit viel damit beschäftigt. So war eigentlich, sage ich mal, mal der Weg für mich da sehr vorbestimmt, dass es so in die Richtung gehen würde. Und ja, bin auch eigentlich von Anfang an, also seit ich im Beruf bin, auch vorher schon immer sehr interessiert an Microsoft-Lösungen gewesen und habe da eben das Glück, dass ich bei der Connect mich in dem Bereich immer weiterbilden durfte, habe viele Schulungen besuchen können. Und wenn man im Microsoft-Bereich unterwegs ist, dann kommt man natürlich auch am Thema Office 365 nicht vorbei. So ist das quasi ganz automatisch passiert und ja, ist aber mittlerweile letztlich auch mein Spezialgebiet geworden. #00:02:15-8#

Ingo Lücker: Ja, cool. Hört sich klasse an. Wenn du neben den ganzen Themen, die du gerade genannt hast, den ganzen beruflichen Themen, wie sieht es denn da im Privaten aus? Ja, ist da überhaupt noch Zeit für Privates und für Hobbys? #00:02:29-3#

Fabian Alfes: Doch definitiv. Also mir ist eigentlich Sport immer wichtig gewesen. Ich habe da ganz viele verschiedene Sachen ausprobiert, bin eine Zeit lang Bouldern gewesen. Das hatte ich neu für mich entdeckt. Das war dann natürlich zur Corona-Zeit jetzt im letzten Jahr alles ein bisschen schwieriger. Da habe ich eher versucht mich zu Hause fit zu halten. Aber genau, dann mit ein paar Kollegen tatsächlich angefangen zu Corona-Zeit nochmal Age of Empire zu spielen. Das ist ein Echtzeit-Strategiespiel. Das machen wir so einmal die Woche, treffen wir uns da abends und spielen eine Runde oder zwei. Genau, aber gerade zuletzt, ich bin vor Kurzem Vater geworden. Und deswegen geht jetzt gerade letztlich jede freie Minute irgendwo in die Familie. #00:03:09-7#

Ingo Lücker: Ja, das ist ja eine ganz neue Welt dann zu Hause, ne? #00:03:13-3#

Fabian Alfes: Ja, genau. #00:03:14-6#

Ingo Lücker: Ja, cool. Ja, und an die eine oder andere Laufrunde mit dir kann ich mich ja noch gut erinnern an der Siegarena, von daher. #00:03:20-2#

Fabian Alfes: Ja, genau. #00:03:21-7#

Ingo Lücker: Sobald das Wetter wieder schöner wird, hat man da ja auch weniger Schweinehund, der dahinter hängt. #00:03:26-3#

Fabian Alfes: Richtig. #00:03:27-3#

Ingo Lücker: Sehr gut. Ja wie hältst du dich denn eigentlich auf dem Laufenden zu den aktuellen Themen, gerade was Microsoft Teams angeht? Woher bekommst du so deine Information als Experte, um da auf dem Laufenden zu bleiben? Weil ich bekomme ja auch mit, Teams entwickelt sich ja irgendwie ständig weiter. Ich meine, Updates gibt es für viele Anwendungen und Lösungen. Aber bei Teams kann man ja gefühlt im Wochentakt mit neuen Funktionen und Verbesserungen rechnen. Da ist natürlich immer spannend, wie hältst du dich da auf dem Laufenden, um da auch wirklich am Ball zu bleiben? #00:03:58-4#

Fabian Alfes: Ja, also das mache ich einmal ganz klassisch letztlich über den Newsletter von Microsoft. Da wird man über anstehende Änderungen immer informiert, meist auch ein paar Monate im Voraus, dass man sich so ein bisschen drauf einstellen kann, vielleicht Schulungsmaterialien und so weiter daraufhin abstimmen kann. Natürlich in der heutigen Welt geht ganz viel auch über Social Media, wo man den entsprechenden Kanälen folgt, gerade auch den MVPs auf dem Bereich. Haben wir in Deutschland zum Beispiel den Alexander Eggers. Dem folge ich. Da ist man auch immer mal wieder im engeren Kontakt, kann man eine direkte Frage platzieren. Und ansonsten halt eben über diverse Schulungen, die ja auch letztlich laufend aktualisiert werden, kann man da ganz gut auf dem Laufenden bleiben. #00:04:44-9#

Ingo Lücker: Ja, cool. Ja, Microsoft Teams ist ja heute unser Thema. Es ist ja durch Home-Office im Prinzip in den letzten Monaten und auch im letzten Jahr durch die Decke geschossen. Was meinst du, was war der Grund dafür? Warum ist gerade Microsoft Teams da so sehr von den Unternehmen ja genommen worden und wurde so sehr dafür genutzt, um mit den Mitarbeitern untereinander zu kommunizieren? #00:05:11-0#

Fabian Alfes: Also Microsoft hat es den Unternehmen einmal sehr einfach gemacht. Microsoft hatte relativ schnell im letzten Jahr ja reagiert und Teams-Lizenzen erstmal sehr großzügig kostenlos zur Verfügung gestellt. Und so Unternehmen natürlich diese Entscheidung erstmal sehr einfach gemacht, das dann auszuprobieren. Ich denke, viele Unternehmen sind sowieso sehr in der Microsoft-Welt unterwegs, was die Server-Landschaft angeht, was irgendwie Outlook, Exchange und so weiter angeht. Deswegen ist, denke ich, da für viele Unternehmen der Schritt erstmal sehr naheliegend gewesen, auch da auf die Microsoft-Lösung zu setzen. Zum Anderem war natürlich im letzten Jahr einfach die Notwendigkeit da für die Unternehmen plötzlich, sage ich mal, irgendwie sehr viel mobiler zu arbeiten als es vorher notwendig war. Und das hat natürlich für Microsoft Teams einen sehr großen Aufwind erstmal bedeutet. #00:06:03-8#

Ingo Lücker: Ja klar, verständlich auf jeden Fall. Für die Hörer, die sich unter Microsoft Teams jetzt noch nicht sowas vorstellen können, was ist Microsoft Teams denn eigentlich? Denn häufig wird es ja auch schnell mal mit Zoom und anderen Videokonferenzen in einem Satz oder in einem Bericht genannt. Doch Microsoft Teams ist ja dann doch deutlich mehr. Vielleicht kannst du da mal so einen kleinen Überblick dazu geben, was man sich unter Microsoft Teams vorstellen kann und was damit auch machbar ist. #00:06:36-7#

Fabian Alfes: Genau, also der Einstieg für ganz viele in Teams ist ja genau das, was du beschrieben hast. Das ist irgendwie ein Tool. Da kann man mit chatten. Da kann man Videokonferenzen mit machen, innerhalb vom Unternehmen, auch mit Externen. Das ist so der erste Berührungspunkt und damit kratzt man aber genau wie du sagst letztlich an der Oberfläche von dem, was in Teams möglich ist. Also Teams ist letztlich das zentrale Kommunikations-, Kollaborationstool für Unternehmen. Die letztlich ja so die interne E-Mail letztlich überflüssig machen kann. Man kann sehr schön sich strukturieren in verschiedene Bereiche des Unternehmens, Prozesse integrieren. Es gibt von Drittanbietern unheimlich viele Apps, ich glaube, es sind mittlerweile über tausend Drittanbieteranwendungen, die sich in Teams integrieren lassen. Und ja, das Ganze geht halt bis zur Telefonie. Also ich kann letztlich meine Festnetztelefonie auch nach Microsoft Teams telefonieren und bin damit mit meinen Geräten überall flexibel auf meiner klassischen Festnetztelefonnummer erreichbar. #00:07:45-7#

Ingo Lücker: Das hört sich sehr umfangreich an, tatsächlich auch was diese Funktion angeht. Und du hast gerade auch die Telefonie schon angesprochen. Das bedeutet, man hat dann tatsächlich auch die Möglichkeit aus Microsoft Teams heraus direkt zu telefonieren. Wie muss ich mir das vorstellen? Muss ich eine neue Telefonnummer haben oder wie muss ich mir das vorstellen, dass ich dann aus Teams heraus telefonieren kann tatsächlich über das normale Festnetz ja eigentlich, ne? #00:08:14-5#

Fabian Alfes: Genau, da gibt es prinzipiell zwei Möglichkeiten für. Die eine Möglichkeit ist, dass letztlich Microsoft der Provider wird. Das heißt, ich mache am Ende des Tages eine Portierung meiner Rufnummer von der Telekom, Vodafone, was auch immer, zu Microsoft hin und zahle dann auch meine Minutenpreise an Microsoft. Der erstmal einfachere Weg, technisch nicht ganz so aufwendige, wäre der, dass ich letztlich meinen Telefonanbieter behalte und über einen SBC, über einen Session Border Controller die Rufnummern dann umleite in Microsoft Teams rein. Dann habe ich meinen Provider, an den ich meine Minutenpreise oder meine Flatrate bezahle. Und es klingelt aber dann eben am Ende des Tages mein Teams, sodass ich letztlich keine neue Telefonanlage brauche, aber in vielen Fällen einen zu Microsoft Teams kompatiblen Session Border Controller benötige. #00:09:11-6#

Ingo Lücker: Habe ich dann dadurch auch den Vorteil tatsächlich, dass, wenn ich dann in so einem Telefonat über Teams bin, bin ich auch über anderem Wege in Teams gerade nicht mehr erreichbar? Das heißt, ich habe dann da tatsächlich auch den Status, dass ich eben gerade belegt bin, weil ich dann über eine andere Telefonieverbindung tatsächlich gerade besetzt bin? #00:09:29-2#

Fabian Alfes: Genau. Der Teams-Status wechselt dann, am Telefon oder im Telefonat oder sowas heißt der Status. Genau, ist dann für die Kollegen auch sichtbar und in dem Moment bin ich dann auch quasi besetzt für weitere Anrufe. #00:09:41-9#

Ingo Lücker: Cool. Und ist Teams tatsächlich nur eine Lösung, die in einem Unternehmen nur Verwendung findet, oder habe ich hier auch die Möglichkeit mit anderen Unternehmen unternehmensübergreifend zusammenzuarbeiten? Wie muss man sich das mit Teams vorstellen? #00:09:57-2#

Fabian Alfes: Genau, sowohl als auch. Also es geht auch übergreifend. Natürlich gilt das auf jeden Fall erstmal für die Videomeetings, wo ich ja letztlich beliebige Gäste einladen kann. Die Gäste, die ich in Videomeetings einlade, die brauchen nicht mal selbst ein eigenes Teams. Die können also auch ganz anonym zum Beispiel über den Browser teilnehmen. Aber auch, wenn man jetzt, sage ich mal, die namensgebenden Teams und Kanäle innerhalb der Anwendung betrachtet, ist es auch da möglich, dass ich Gäste einlade und dort gemeinsam zusammen arbeite an Dokumenten, Kommunikation stattfindet. Es ist also sehr flexibel auch unternehmensübergreifend einsetzbar. #00:10:39-2#

Ingo Lücker: Du hattest vorhin gesagt, Microsoft hat es ja den Unternehmen sehr einfach gemacht, weil Microsoft Teams vor allen Dingen im letzten Jahr kostenlos angeboten wurde und man es kostenlos nutzen kann. Gibt es eine Grundvoraussetzung, sowas wie, ich sage mal, Microsoft Exchange Online? Also es gibt ja immer noch Unternehmen, die haben ja auch ein Exchange noch lokal, also On Premise stehen. Wie sehen da die Voraussetzungen für die Unternehmen aus, dass die die Funktionalität von Microsoft Teams auch ja möglichst umfangreich nutzen können? #00:11:17-2#

Fabian Alfes: Ja, also um, ich sage mal, das Ganze sinnvoll zu nutzen, ist es natürlich sinnvoll, dass man grundsätzlich in der Office-365-Welt schon mal drin ist. Darüber läuft eben die Benutzerverwaltung, die Lizenzierung läuft darüber ab. Und ich würde schon empfehlen, dass man auch den E-Mail-Server aus der Microsoft Welt hat, dass man also einen Exchange-Server betreibt. Es gibt ja auch weitere E-Mail-Server. Das geht trotzdem. Aber man verliert sehr viel Funktionalität und das macht das hier und da dann doch komplizierter als es sein müsste. Also ganz klare Empfehlung wäre, dass man einen Exchange-Server betreibt. Wenn man den selber in der eigenen Infrastruktur betreibt, dann würde ich zumindest empfehlen eine Hybridstellung herzurichten zwischen dem Exchange Online und dem eigenen Exchange. Das sorgt dafür, dass man eben auch die umfangreichen Kalenderfunktionen verwenden kann und letztlich am Ende wirklich alle Funktionen nutzen mit Teams. Und die beste Integration in die ganze Microsoft-Welt hat man, wenn man dann eben auch die Postfächer nach Exchange Online verschiebt. Dann gibt es nochmal ein paar Extras, beispielsweise die To-Do-App von Microsoft. Die hängt davon ab, dass auch das Postfach im Exchange Online liegt. Ich würde aber sagen, mit einem Exchange On Premise und einer Hybrid-Stellung kann man Teams schon sinnvoll einsetzen. #00:12:38-3#

Ingo Lücker: Cool. Die Teams-Applikation selbst, wie muss ich mir das vorstellen? Ist das eine eigene Software auf dem Desktop? Kann ich die im Webbrowser nutzen? Wie sieht es auch mit mobilen Endgeräten aus? Gibt es da native Apps oder wie ist dort die Infrastruktur von Microsoft Teams aufgebaut? #00:12:58-7#

Fabian Alfes: Teams ist erstmal eine klassische Anwendung, die installiert wird auf dem PC, auf dem Laptop beispielsweise, auch für Mac natürlich verfügbar und die sich auch dort im Hintergrund sehr eigenständig aktualisiert. Man ist eigentlich immer automatisch auf dem aktuellen Stand dort, du hattest ja eben auch angesprochen, da gibt es ja regelmäßig Updates, neue Funktionen. Da muss man sich als Anwender aber sehr wenig drum kümmern, dass man die auch bekommt. Und, genau, wenn das mal keine Option ist oder wenn man vielleicht auch als Gast nur beitreten will, dann ist es eben auch im Browser möglich, einfach über teams.microsoft.com. Da dann auswählen: Ich will die WebApp benutzen. Und dann hat man auch nahezu alle Funktionen einfach direkt im Webbrowser mit drin. Das ist auch sehr gut möglich, ist allerdings beschränkt, wenn ich mich jetzt nicht vertue, auf die Chromium-Browser, also entweder auf Chrom oder auf den Microsoft Edge Browser. Damit ist das möglich. Und für die mobilen Geräte, sei es jetzt iOS oder sei es Android, gibt es native Apps, die einen sehr guten Funktionsumfang haben. Nicht immer denselben, es ist manchmal die mobile App an der einen Stelle ein bisschen voraus, manchmal auch die klassische Desktop-App, die dann mehr Funktionen bietet, aber für den mobilen Einsatz auch auf dem Smartphone auf jeden Fall sehr gut geeignet. #00:14:20-6#

Ingo Lücker: Ja, ich habe das gesehen. Im Chat ist teilweise in der mobilen Variante ist dann möglich sogar sowas wie Antworten oder sowas dann zu machen, was ich dann lange Zeit oder bisher immer noch nicht habe in der Desktop-Variante tatsächlich, genau. Jetzt setzen einige Unternehmen ja auch sowas ein wie Desktopvirtualisierung, um einfach dort auch die Struktur sicherer zu machen, besser aufzubauen. Ist Teams dort auch fähig für? Also kann Microsoft Teams in solche Umgebungen implementiert werden? #00:14:52-7#

Fabian Alfes: Grundsätzlich ja. Dann wird es für den Admin, sage ich mal, ein bisschen aufwendiger. Muss man ein paar Details beachten bei der Installation, dass man die richtige Variante der Teams-App dann erwischt. Und dann gibt es eben Logistiken seitens Microsoft oder auch von, ich sage mal, Visualisierern wie (Sedris?) beispielsweise, die dann eine tiefgreifende Integration bieten, sodass auch Audio- und Videotelefonate innerhalb von so einer virtuellen Lösung dann möglich sind. Gibt es aber Einschränkungen hier und da. Also bei einer Videokonferenz beispielsweise ist es jetzt nicht möglich, dass man die sich dort bis zu sieben Mal/ Sieben Videos ist ja im Moment aktuell, die man sehen kann. Das geht dann zum Beispiel in der virtuellen Lösung nicht. Und es gibt hier und da immer mal eine Funktion, die nicht verfügbar ist. Aber ich sage mal, grundsätzlich, wenn man jetzt Teams ja irgendwie über Video hinaussieht als Kommunikationstool, wo ja viel auch vielleicht Dateien, Informationen ausgetauscht werden, viel auf Textbasis sich ausgetauscht wird, dann kann man das sehr uneingeschränkt auch in so einer virtuellen oder so in einer VDI-Lösung einsetzen. #00:16:06-1#

Ingo Lücker: Ja, ist natürlich wichtig einfach auch zu wissen für viele Unternehmen, weil die IT-Sicherheit da ja auch einfach viel wichtiger wird, gerade bei den vielen Fällen, die man in der Vergangenheit auch so gesehen hat. Und wenn die Unternehmen jetzt mit Microsoft Teams direkt starten, und das habe ich ja auch schon bei einigen Projekten gesehen. Die sehen: Ah, ja super. Wir können Microsoft Teams nutzen, legen wir mal los. Ich haben mir hier so eine kleine Notiz gemacht. Was sind denn die wichtigsten Dinge, die bei einer Einführung zu beachten sein sollten? Und wie geht denn ihr auch von der Connect vielleicht bei solchen Projekten heran, um Unternehmen dort ja vielleicht auch den einen oder anderen „löschen und wieder von vorne“ ersparen zu können? #00:16:56-8#

Fabian Alfes: Ja, also ich will nicht sagen, dass/ Ich will es nicht unbedingt als Problem bezeichnen, aber es ist prinzipiell erstmal sehr einfach Microsoft Teams einzuführen. Das ist technisch erstmal nicht so aufwendig. Ich muss am Ende des Tages ja nur die Anwendung verteilen und dann können meine Anwender loslegen. Und das führt in vielen Fällen natürlich zu erstmal einem großen Chaos. Erstmal, jeder hat irgendwie Berechtigungen dort Teams und Kanäle anzulegen. Und dem muss man als Admin dann im Nachgang erstmal wieder Herr werden. Gerade im letzten Jahr ist es natürlich so, dass nicht immer die Zeit war auf Grund der Corona-Situation sich da vorher einen großen Plan zu machen und eine Struktur auszuarbeiten und dann über Wochen oder Monate so ein Tool einzuführen, wie es im Idealfall nun mal wäre. Das heißt, ich würde sagen, wer jetzt so angefangen hat, wie ich es am Anfang skizziert habe, für den ist noch nicht alles verloren. Aber man sollte jetzt schon dann im Nachgang da nochmal Arbeit reinstecken, das Ganze im Nachgang zu organisieren und zu strukturieren. Also wir empfehlen grundsätzlich unseren Kunden, weil Teams eben nicht nur eine Anwendung ist wie jede andere, die einfach dazukommt, sondern Teams ändert erstmal sehr viel in der Art und Weise wie im Unternehmen kommuniziert wird, wie überhaupt gearbeitet wird. Es gibt letztlich eine große Veränderung in der Arbeitskultur, weil es am Ende halt doch eben etwas anderes ist wie sich E-Mails hin- und herzuschicken. Und deswegen finden wir bei Connect es sehr wichtig, diese Herausforderung eben vorher zu sehen, zu erklären und sich entsprechend darauf vorzubereiten. Also früh in die Planung einzusteigen, früh auch, ich sage mal, wichtige Mitarbeiter zu involvieren, sich Prozesse rauszupicken, die man in Teams vielleicht dann abmelden kann. Und so dann einfach einen erfolgreichen Start von Teams zu ermöglichen, wo man auch vorher die Gelegenheit hat den Mitarbeiter zu schulen. Das finde ich ganz wichtig. #00:19:00-2#

Ingo Lücker: Damit nicht dann plötzlich die große Pingerei im Unternehmen losgeht: Sie wurden zu einem neuen Kanal eingeladen. Und keiner weiß was los ist und wofür das gedacht ist, ne? #00:19:12-1#

Fabian Alfes: Genauso. Wir hatten tatsächlich Unternehmen, wo wir dann irgendwann die Notbremse ziehen mussten, wo wir quasi doch alles nochmal plattgemacht haben, was sich entwickelt hat, was sich verselbstständigt hat und wir dann nochmal, ich sage mal, neu angefangen haben auf einer soliden Basis. Aber genau, insofern, ja, es macht natürlich Sinn sich im Vorfeld da viele Gedanken zu machen. Wer jetzt aber im letzten Jahr angefangen hat erstmal, ich sage mal, ein bisschen Hals über Kopf auf Grund der Situation geschuldet: Den können wir noch retten. #00:19:43-4#

Ingo Lücker: Sehr gut. Dann sind sie dann bei euch auch in guten Händen, also von daher/ Und das ist sicherlich auch zum Abschluss das Wichtigste. An wen können sich denn Unternehmen, die da Hilfestellungen zu benötigen zum Thema Microsoft Teams bei der Einführung oder aber auch sich generell einfach mal mit jemandem austauschen wollen. Was wird benötigt? Was ist sinnvoll? An wen können Sie sich am besten wenden, um bei euch Kontakt aufzunehmen? #00:20:12-6#

Fabian Alfes: Die können sich gerne direkt auch an mich wenden. Vielleicht kannst du irgendwie Kontaktdaten in die Shownotes am Ende packen. Und, genau, dann können wir da gucken. Was ist der Status Quo? Was ist das Ziel? Und da können wir dann unterstützen. #00:20:29-2#

Ingo Lücker: Super. Wunderbar. Nehmen wir das gerne mit auf. Das Unternehmen der connecT SYSTEMHAUS AG ist unter der Domain: www.cnag.de, also C, N, A, G Punkt DE zu erreichen und da findet man dann ja auch ohne Probleme den Kontakt ja zu dir. Aber wir nehmen das natürlich in die Shownotes dort auch mit auf. Also auch deine E-Mail-Adresse können wir dann dort ja mit angeben, also [e-mail]. // Und, #00:20:58-5#

Fabian Alfes: Genau. // #00:20:58-5#

I: ja super, ich glaube, das hat den Zuhörern einen guten Überblick darüber gegeben, was man von Microsoft Teams eigentlich erwarten kann und was man auch beachten sollte sicherlich. Und damit hat das viele ein Stück weitergebracht dahingehend auch diese Zusammenarbeit und die Kollaboration für die Zukunft nutzen zu können. Vielen Dank lieber Fabian für das Interview hier im IT-Manager-Podcast und ich freue mich schon auf die nächste Laufrunde mit dir. Vielleicht dann ja mal mit dem Nachwuchs. #00:21:32-3#

Fabian Alfes: Ja, das könnte noch einen Moment dauern. Aber genau, auch dir vielen Dank, dass ich dabei sein durfte. Alles Gute! #00:21:37-8#

Ingo Lücker: Super. Bis dann. Tschüss! #00:21:41-5#