Wie Du mit einmaligem Aufwand Deine zukünftige Arbeit drastisch reduzierst…

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…und Dein Hirn entlastest und für Besseres frei hältst

Heute verrate ich Dir, wie Du einmal etwas mehr Aufwand und Arbeit investierst und anschließend davon profitierst. Die Arbeit wird Dir von da an leichter fallen. Du wirst Deine Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen. Dir werden weniger Fehler unterlaufen.

Das klingt mehr als gut, oder?

Okay, okay, ich höre Dich schon: Andrea, sag schon – wie mache ich das?

Meine Antwort: Mit Checklisten.

Bäh – Checklisten. Das ist ja so ziemlich unsexy, was?

(Lieber hören als lesen? Für Dich als Audiodatei / Podcast abrufbar:)

Mag sein. Aber Checklisten sind cooler und angesagter, als Du es Dir im Augenblick vielleicht vorstellen kannst. Einige Vorteile habe ich ja eben bereits aufgezeigt. Du sparst Zeit. Du musst weniger nachdenken. Du vergisst keine wichtigen Dinge. Du machst keine Fehler, wenn Du Dich an den Ablauf hältst. Du kannst eine fertige Checkliste sogar delegieren. Du kannst die Liste einer Vertretung oder einer Angestellten in die Hand drücken und sagen „Leg los“.

Und nicht nur ich bin von Checklisten überzeugt.

Checklisten werden genutzt, wenn es darum geht, Fehler zu vermeiden, Sicherheit zu gewährleisten, menschliches Versagen auszuschließen, fix mit den Arbeiten fertig zu werden. Kein Flugzeug hebt ab, ohne dass vorher der Pilot und seine Crew alle Checklisten durchgegangen sind und alle Punkte abgehakt sind.

Aber nicht nur dort, wo Du Prozesse und Checklisten sofort erwarten würdest kommen sie zum Einsatz.

Kreative Unternehmen, die bestes Design und Innovation ermöglichen nutzen Checklisten. Beispiel gefällig? Bitte sehr: Apple, tada, nutzt Checklisten für Designer und Entwickler.

Weshalb? Weil die Checklisten die Kreativköpfe entlasten. Sie denken nicht darüber nach, an alles zu denken. Sie machen sich keine Sorgen, dass sie gerade vielleicht einen Schritt vergessen. Sie folgen einfach den Prozessen und Checklisten. Und haben dadurch den Kopf an den entscheidenden Stellen frei für ihre Kreativität. Das ist so einfach und genial, dass es an ein Wunder grenzt, dass Checklisten nicht viel weiter verbreitet sind.

Und – was große Firmen machen, was Profis anwenden, was Steve Jobs für Apple eingeführt hat – so verkehrt kann das nicht sein oder?

Siehst Du! Also lass uns einmal betrachten wo Checklisten Dir helfen können.

Wann sind Checklisten denn eigentlich sinnvoll?

Es gibt meiner Meinung nach zwei Hauptkategorien. Ergänze sie bitte, wenn Dir noch andere in den Sinn kommen.

Checklisten helfen Dir, wenn Du Dinge regelmäßig tust. Und zwar dann, wenn Du sie
1.) häufig erledigst
2.) regelmäßig, aber selten erledigst.

1.) Häufig…

Häufig erledige ich zum Beispiel meine Podcast Aufnahmen und Interviews. Und weil hierbei einige Schritte anfallen und erforderlich sind habe ich mir eine Checkliste erstellt. So vergesse ich keinen der Schritte. Und wenn mir mal gerade nicht einfällt was ich noch erledigen muss oder was ich noch in der Technik beachten sollte schau ich einfach in meine Checkliste.

2.) Selten, aber regelmäßig…

Regelmäßig, aber nicht so häufig erstelle ich zum Beispiel meine Steuererklärung. Hier unterstütze ich mich mit einer Checkliste – nicht damit ich die Technik in den Griff bekomme. Hier nutze ich Checklisten und Prozesse, um nicht von einem Zeitpunkt zum nächsten etwas zu vergessen.

„Ach stimmt, die Unterlagen musste ich ja auch mit aufnehmen.“
„Richtig, hier galt es ja das und jenes zu beachten.“

Das kann ich mir alles notieren. Auf einen Blick habe ich das wieder präsent.

Du erstellst Dir eine Checkliste also einmal. Du investierst hier etwas mehr Zeit. Aber anschließend kannst Du beliebig oft von dieser Checkliste profitieren und Zeit sparen.

Positiv sind unter anderem die folgenden Punkte:
Du vergisst nichts mehr. Du vermeidest Fehler.
Du entlastest Dich und Dein Hirn. Du kannst kreativ aufleben.
Du kannst eine Checkliste delegieren. Dich vertreten lassen. Jemanden schnell anlernen.
Du kannst den Ablauf ständig verbessern.

Achtung, wenn Du Dich jetzt für Checklisten begeisterst, dann vermeide folgende Fehler:
Nicht für alles und jedes lohnt sich eine Checkliste.
Und nicht übertreiben: Eine Checkliste ist kein Selbstzweck. Keep it simple.

Und, lass mich raten – Du bist jetzt überzeugt, dass Checklisten Dir helfen werden. Gut, dann leg los.

1. Anwendungen für Checklisten ausfindig machen

Welche Aufgaben fallen regelmäßig und gleichförmig an?
Wo kannst Du einen Prozess erkennen oder aufbauen?
Was möchtest Du vielleicht demnächst delegieren?

2. Skizziere den Prozess und die Schritte

Wenn Du die Aufgabe das nächste mal angehst notierst Du Dir, was auf welchen Schritt folgt. Du kannst Deine Aufzeichnungen ergänzen. Ich notiere mir zum Beispiel für meinen Podcast auch die Schritte, die in der Technik anfallen. Da ich das teilweise nicht so häufig nutze, weil es recht spezielle Sachen sind notiere ich mir auch mal Tastenkürzel oder Links, die mir bei der Arbeit helfen können.

3. Verbessere den Ablauf

Wenn Du demnächst anhand Deiner Checkliste vorgehst, dann entwickle sie weiter. Verbessere sie nach Bedarf. Vielleicht hast Du etwas vergessen. Oder Du erkennst anhand Deiner Notizen, dass Du den Ablauf in der Reihenfolge etwas ändern solltest. Dann tu das. Probiere es aus.

4. Lass einen anderen die Checkliste anwenden

Der Punkt ist wichtig, wenn Du Arbeit abgeben möchtest. Es kann aber generell hilfreich sein, jemand anderen die Checkliste prüfen zu lassen. Dann bist Du nämlich automatisch wieder bei dem 3. Punkt angekommen. Du verbesserst Deinen Ablauf.

5. Genieße den Erfolg

Spare Zeit. Mach weniger Fehler. Reduziere Deine Kosten. Lass Dein Hirn kreativ arbeiten statt Dich mit den Prozessen zu belasten.

Gratuliere, Du bist auf dem Weg, Deine Zeit optimal einzusetzen.

Okay. Jetzt bin ich gespannt. Nutzt Du Checklisten bereits? Wirst Du sie jetzt einsetzen? Wofür möchtest Du Dir Checklisten aufbauen? Benötigst Du weitere Hilfen?

In eigener Sache…

Dir gefällt das Interview? Dann gib meinem Podcast doch bitte eine Bewertung oder – noch besser – schreib eine Rezension. Vielen Dank!

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