LL025 – Lean Lernen 25 – Warum du To-Do-Listen brauchst

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Heute geht es um To-Do-Listen. Wozu du sie brauchen kannst und wie du ein erfolgreiches System rund um deine To-Do-Liste entwickelst.

Dies ist auch schon die erste wichtige Anmerkung in Bezug auf To-Do-Listen. Das Tool an sich bringt dir nichts. Wenn du kein System hast, das dir hilft deine Aufgaben zu strukturieren, wird dir eine To-Do-Liste nichts bringen.

Ich zeige dir in diesem Artikel wie du dir solch ein System aufbauen kannst. Doch zunächst möchte ich dir die spannende Geschichte der To-Do-Liste erzählen.

Die Geschichte der To-Do-Liste

Die To-Do-Liste geht auf Forschungen der russischen Psychologin Bljuma Zeigarnik aus dem Jahr 1927 zurück. In einem Versuch ließ sie mehrere Probanden einige ganz einfach Aufgaben lösen. Teilweise konnten sie diese ganz ungestört lösen und teilweise wurden sie bei der Durchführung unterbrochen. Anschließend überprüfte sie, an wie viele der Aufgaben sich die Probanden erinnern konnten.

Überraschender Weise fand Zeigarnik heraus, dass die Aufgaben, die die Probanden nicht erledigen konnten, diejenigen waren, an die sie sich am besten erinnern konnten. Unabhängig von Persönlichkeitsmerkmalen der Probanden, konnten sich diese zu 90 % besser an die unerledigten Aufgaben erinnern.

Dieses Phänomen nahmen die beiden Psychologen Roy Baumeister und E.J. Masicampo von der Florida State University auf und entdeckten, dass Probanden Schwierigkeiten hatten, ein einfaches Brainstorming durchzuführen, wenn sie vorher eine Aufgabe nicht abschließen konnten. Es schien so, als ob sie durch die unerledigte Aufgabe blockiert wurden.

Sie beschlossen das Zeigarnik Experiment zu wiederholen, mit der Erweiterung, dass die Probanden die Aufgaben, die sie nicht abschließen konnten auf einer To-Do-Liste festhalten konnten. Sie fanden heraus, dass das Notieren der Aufgaben den gleichen Effekt hatte, als wären die Aufgaben erledigt worden. Die Freiwilligen hatten durch das Notieren der Aufgaben sprichwörtlich „den Kopf frei“ für neue Aufgaben.

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Du kannst also sagen, dass To-Do-Listen wie eine externe Festplatte dienen und uns den Kopf freimachen für weitere Aufgaben, da uns nicht immer die unerledigten dinge im Kopf herumschwirren.

Ok, ich brauche also To-Do-Liste – aber was für eine?

Eines meiner Lieblingszitate von Ivan Blatter lautet:

Die mit Abstand beste To-do-Liste ist diejenige, die für dich funktioniert!

Es geht nicht darum, das perfekte System rund um deine To-Do-Liste aufzubauen, sondern einfach mal anzufangen und das System langsam aber sicher aufzubauen. Wie du siehst rede ich hier über ein System. Die To-Do-Liste an sich ist nur ein Werkzeug, dass dir hilft, deine Aufgaben in Griff zu behalten, aber nur durch deine Liste werden sich die Aufgaben nicht von selbst erledigen.

Daher möchte ich dir hier ein paar Tipps geben, die du bei der Gestaltung deines Aufgaben-Erledigungs-Systems nutzen kannst.

1. Welche Form?

Zunächst kannst du dir überlegen, welche Form deine To-Do-Liste haben soll. Generell hast du die Wahl zwischen digital und analog. Also eine To-Do-Liste im Computer bzw. Smartphone oder eine handschriftliche.Die Vorteile einer handschriftlichen Erfassung deiner Aufgaben sind:

+ Du kannst deine Notizen um Skizzen und andere Symbole erweitern

+ Das handschriftliche Aufschreiben ist sehr schnell

+ Wenn du etwas handschriftlich aufschreibst, dann ist die Merkfähigkeit höher

Nachteillig ist bei der handschriftlichen To-Do-Liste:

– Du verlierst bei größeren Projekten schnell den Überblick und es artet häufig in eine Zettelwirtschaft aus.

Für das Verwenden von digitalen To-Do-Listen spricht:

+ Häufig überall verfügbar

+ Gute Synchronisierungsmöglichkeiten mit Kalender und anderen Funktionen

+ Die meisten Tools haben eine gute Erinnerungsfunktion

+ Das (Um)Sortieren von Aufgaben ist einfacher

+ Das Gruppieren von Aufgaben ist einfacher

Nachteil ist die doch langsamere Erfassung von Aufgaben, da wir meistens handschriftlich schneller sind, als am Computer (auch mit 10 Finger-Tip-System).

2. welche Struktur?

Bei diesem Punkt geht es darum, wie deine To-Do-Listen aussehen sollten?

Das wichtigste ist: EINFACH!

Vermeide es zu viele Aufgaben in deine Liste einzutragen. Beschränke dich bei den Aufgaben nur auf die für den anstehenden bzw. folgenden Tag, damit es übersichtlich bleibt. Eine To-Do-Liste mit zu vielen Aufgaben kann schnell demotivierend wirken.

Generell habe ich die Faustformel: Wenn eine Aufgabe weniger als 5 Minuten zum Erledigen benötigt, mache ich sie sofort.

Größere Aufgaben Pakete, wie Projekte etc. steuere ich über eine zweite Liste bzw. nutze Trello hierfür. Dieses habe ich mit meiner To-Do-Listen App verknüpft und immer wenn ich eine Aufgabe in Trello erstelle und sie in meinen „Doing“ Stapel schiebe, wird sie in meine To-Do-Liste für den kommenden Tag eingetragen.

Um deine Aufgaben innerhalb der Liste noch zu kategorisieren gibt es die Möglichkeit mit Tags, Farben oder teilweise auch Projekten zu arbeiten. So kannst du zum Beispiel die Wichtigkeit und Dringlichkeit nach der Eisenhower-Methode die ich dir in Episode 05 vorgestellt habe mit Farben symbolisieren.

3. Arbeiten mit der Liste

Wenn du weißt, wie deine Liste aufgebaut sein soll, ist das ein guter erster Schritt. Nun gilt es das ganze ans Leben zu bekommen. Hierfür habe ich folgende Tipps für dich.

Regelmäßiges Arbeiten

Versuche deine To-Do-Liste regelmäßig abzuarbeiten. Wenn du meinen Vorschlag verwendest, immer nur einen Tagesvorrat an Aufgaben in der Liste zu haben, solltest du konsequenterweise deine Liste auch täglich abarbeiten und neu befüllen.

Notizbücher helfen

Ich persönlich habe Zeitpunkte am Tag für mich definiert, an denen ich mit der Liste arbeite.

Während meiner Abendroutine befülle ich die Liste mit neuen Aufgaben, die sich aus den Zielen für den kommenden Tag ableiten. Dies am Abend zu machen hat den Vorteil, dass dir der vergangene Tag noch frisch in Erinnerung ist und du weißt, was für Aufgabe für den morgigen Tag entstanden sind. Zudem schreibst du dir die Aufgaben sozusagen von der Seele (siehe oben) und kannst dadurch besser schlafen.

Am morgen schaue ich während meiner Morgenroutine auf meine Ziele und Aufgaben und überlege mir dabei schon, wann ich welche Aufgabe umsetzen kann.

Bleib flexibel

Helmuth von Moltke hat einmal gesagt:

Kein Plan überlebt den ersten Feindkontakt.

Dennoch ist es extrem wichtig zu planen, was du ja mit deiner To-Do-Liste tust. Allerdings solltest du dich nicht grämen, wenn du die ein oder andere Aufgabe nicht erledigt bekommen hast an deinem Tag. Verschiebe die Aufgabe auf den nächsten.

Wo du natürlich vorsichtig sein musst, ist eine Aufgabe immer wieder zu verschieben. Dann solltest du dich fragen, warum du die Aufgabe immer wieder verschiebst. Willst du sie gar nicht machen? Hast du Angst davor?

Deine To-Do-Liste ein kein Kalender

Trage keine Termine in deine To-Do-List ein. Die gehören ganz klar in den Kalender. Die To-Do-Liste ist nur für Aufgaben da, die klar umrissen sind und die du TUN musst. Ein Termin ist keine Aufgabe, die du tun musst und an deren Ende ein „Produkt“ steht.

Andersherum kannst du gerne Aufgaben in deinen Kalender einfügen. Hierbei streiten sich die Geister, ob du jetzt wirklich jeder einzelnen Aufgabe einen Kalendereintrag geben solltest.

Ich persönlich habe einen Zeitblock am Tag für das Abarbeiten meiner To-Dos in meinen Kalender eingetragen, den ich mittels der Pomodore-Methode (vgl. Episode 10) strukturiert habe. Wenn eine Aufgabe zu einer anderen Zeit erledigt werden muss, dann trage ich sie mir als separaten Termin in meinen Kalender ein.

So viel zu meiner To-Do-Liste und warum ich glaube, dass auch du To-Do-Listen nutzen solltest.

Mich würde interessieren, wie du mit To-Do-Listen umgehst, was für Programme du dafür verwendest und ob du noch andere Tools für deine Produktivität nutzt. Schreib einfach einen Kommentar unterhalb dieses Beitrages.

Ich wünsche dir eine produktive Zeit!

Links:

– Ivan Blatter

– Kanban Boards

– Trello

– ToDoIst

– Verbindung der Apps mittels IF

– Eisenhower Methode in Episode 05

– Pomodoro Methode in Episode 10

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