Sparen - Koste es was es wolle...

Office Talk - DER Podcast fürs gesunde Büro

In dieser Woche hatte ich ein interessantes Gespräch bei einem Unternehmen, die flächeneffizienter arbeiten wollen und aufgrund der Vorgaben Ihres japanischen Mutterhauses auch müssen.

Zu dem Gespräch eingeladen wurde ich, weil akustische Probleme vorhergesehen werden. Das neue Bürokonzept sollte als offene Bürolandschaft mit 90 bis 100 Beschäftigten je Floor gestaltet werden. Zudem sollten dort Zonen für kurze Besprechungen im Stehen, Raum in Raum-Systeme für Sitzungen und Video-Konferenzen, sowie Telefonboxen für vertrauliche Gespräche untergebracht werden.

Die Verantwortlichen Entscheider haben sich auch schon diverse Büros angesehen, die vom Hersteller beispielhaft eingerichtet worden sind, weshalb entschieden wurde, dass die Arbeitsplätze nicht fest vergeben werden sondern täglich frei wählbar sind.

Auf meine Frage, welche Unternehmen denn angesehen wurden, gab es die Antwort „Coworking-Spaces“.

Meine nächste frage war, ob denn auch bewußt gemacht wurde, was das Ziel von Coworking ist. Tatsächlich war dem Unternehmen klar, dass es sich dort um ein Büro handelt, welches von mehreren Klein- und Einzelunternehmern angemietet wird, weil dort die Arbeitsplätze ohne Investition von technischen Geräten, wie teuren Druckern und Kopierern ausgestattet ist, welche mitgenutzt werden können, ohne sich über Wartung etc. Gedanken machen zu müssen.

Ein weiterer Vorteil, heute muß ja alles repräsentativ sein, in einem solchen Coworking Space ist meist auch ein Empfang für Besucher integriert und es sind immer Besprechungsräume mit im Mietpreis enthalten.

Überwiegend – zumindest aus meiner Erfahrung - werden solche Büros auch von Start ups angemietet, welche die Möglichkeit sehen, dass auch Kontakte einfacher zustande kommen, Mitstreiter gefunden werden und durch Kooperationen Ideen ausgetauscht werden

OK – der Kunde wußte das und nun stelle ich mir bzw auch ihm die Frage, was genau denn die Gemeinsamkeiten zu seinen Flächen sind. Wir sprechen hier von einer ca. 100 Mann (und Frau) starken Vertriebs-Abteilung, welche mehrheitlich Innendienst aber teilweise auch Aussendienst machen.

Die Gemeinsamkeit wurde darin gesehen, dass die Beschäftigten sich da wie dort die Arbeitsplätze täglich frei auswählen können.

OK – kann ich nachvollziehen den Gedanken, habe dann aber eine weitere Frage:

Gibt es bei Ihnen Gleitzeit? Ja zwischen 7 und 9 Uhr

Haben Sie Leute die immer in der früh kommen? Ja

Was glauben Sie welche Plätze werden die wählen?

Keine Ahnung sagen Sie es uns.

Ungern – aber welchen Platz nehmen Sie persönlich lieber? Fensterplatz mit Schutz im Rücken oder einen wo ständig Bewegungen und Lärm sind?

Können Sie sich vorstellen, dass die Mehrheit der Menschen genauso wählt, wenn freie Wahl ist?

Hintergrund der Frage von mir war, dass am Fenster Telefonboxen und Besprechungszonen waren.

Nur wie lange stehe ich in der Besprechungszone, wie lange in der Telefonbox?

Vielleicht beschäftigen Sie liebe Hörerin, lieber Hörer sich auch selbst mit dem Planen von Büros in Ihrem Unternehmen, vielleicht auch mit der Anschaffung von Büromöbeln.

Wenn wir nun berücksichtigten, dass Cubes, Telefonboxen, bequeme Rückzugszonen und Besprechungszonen neben dem Mobiliar in einen Raum kommen, dann erhalten Sie für knapp 100 Beschäftigte ganz schnell einen Kostenfaktor von 350.000 und mehr zusammen, weil IHRE KOLLEGINNEN UND KOLLEGEN SIND WERTVOLL – EBENSO WIE SIE !

Wenn eine solche Summe investiert wird, dann soll es sich doch auch rentieren – Richtig oder falsch?

Können Sie sich vorstellen, dass durch eine nicht komplett durchdachte Planung, sehr schnell eine deutlich schlechtere Resonanz auf die Gesamteinrichtung – trotz neuer Möbel und Farbgestaltung erhält?

Ja natürlich kann sich das jeder vorstellen …

In diesem Beispiel wurde, wie in vielen anderen gedacht, das Geld für die Planung sparen wir, wir machen 6er Gruppen und das hat bisher auch gut funktioniert.

NEIN – NEIN – NEIN – hat es nie!

Schauen Sie, wie kann denn jemand in etwas excellent sein, was er oder sie nur 4 -5 mal jährlich tut? Wie soll so jemand up to date sein?

Ich behaupte, dass selbst Leute, die 50 Büros in einem Jahr planen – also 4 monatlich, nicht exzellent sein können. Exzellenz verlangt einen Preis und das bedeutet mit dem Thema vereint zu sein, es zu leben und schon 2000 Mal gemacht zu haben.

Sind es die Beschäftigten Ihnen Wert, eine Umgebung zu erhalten, die gut durchdacht und förderlich für die Unternehmensziele sind?

Sind es 350.000 Euro Investition diese exzellent zu verplanen?

Sind es 350.000 Euro Wert, ein Büro zu erhalten, worin die Beschäftigten effizient und störungsfrei arbeiten können?

Wenn Sie eine Investition egal welcher Höhe tätigen und sich etwas Neues anschaffen, dann geben Sie sich doch nicht mit fehlerhafter Ware zufrieden – richtig oder Falsch ?

Natürlich nicht.

Also dann schaffen Sie bitte erstmal Grundlagen, damit diese 350.000 Euro auch die gewünschte Resonanz bringen.

Lassen Sie sich beraten, geben Sie die Planung in Hände, bei denen Sie glauben Exzellenz zu erhalten, oder lassen Sie sich von exzellenten Menschen in diesem Bereich schulen, sofern Sie öfter mit einer solchen Aufgabe konfrontiert sind.

Der große Vorteil beim Schulen Ihrer Mitarbeiter den Sie erhalten, dass nicht nur neue Blickwinkel eröffnet werden, die Chancen mit sich bringen, sondern der gut ausgebildete Beschäftigte tauscht sich in unseren Seminaren auch mit anderen Kollegen aus und hält im besten Falle Kontakt mit Selbigen um neueste Informationen zu erhalten und damit noch mehr fürs Unternehmen einbringen zu können.

Ich denke dass ist der beste Hinweis den ich Ihnen geben kann.

Schauen Sie, ich habe für die Planung einen Preis genannt, der sicherlich im ersten Moment erschreckt hat, doch er war im Verhältnis zu den Anschaffungskosten, den Gebäudekosten und erst recht den Personalkosten sehr gering.

Mir ist klar, dass es dennoch eine Größenordnung ist, die budgetiert werden muß, aber – die Leistung die dahinter steht ist das Fundament für Ihre 350.000 Euro Investition. Und ein Haus ohne Fundament – das bricht auf Dauer ein.

In diesem Sinne – besten Dank fürs Zuhören und denken Sie bitte immer daran:

Humanisierung ist die intelligenteste Art der Rationalisierung !

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