Das sind die Aufgaben einer Praxismanagerin in der Zahnarztpraxis

Der Praxiserfolg Podcast für Zahnärzte

Ein sehr vielfältiger und individueller Job

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Einer der beliebtesten Live-Calls in unserem Porgramm ist der Praxismanager-Call mit unserer Praxismanagerin Janina. Ganz oft bekomme ich die Frage gestellt, was für eine Aufgabe ein/e Praxismanager/in überhaupt hat.

Der Begriff ist nicht geschützt und vielseitig verwendbar. Ich möchte in der heutigen Episode auf die Aufgaben eines/r Praxismanagers/in eingehen. Aber ACHTUNG: Der Job ist extrem abhängig von der jeweiligen Zahnarztpraxis und lässt sich nicht über einen Kamm scheren!

Es gibt zwei große Einflussfaktoren: a.) Wie ist die Praxis strukturiert? b.) Welche Fähigkeiten bringt die Person mit?

Aber was sind Aufgaben eines/r Praxismanagers/in?

*Praxisorganisation - die Person sorgt für einen reibungslosen Ablauf, effiziente Einbestellung der Patienten, sodass die Zimmerauslastung möglichst gut strukturiert ist. Das ist eine sehr anspruchsvolle Aufgabe, besonders wenn man im Schichtsystem arbeitet.

*Dienstpläne - wer arbeitet wann, wo und mit wem zusammen?

*Controlling - die Person braucht ein gutes Zahlenverständnis und Hintergrundwissen, stichprobenartige Kontrolle der Abrechnung. Diese Aufgabe ist nichts für Anfänger, hier brauchen wir neben dem Verständnis für Zahlen das Vertrauen der Zahnärzte, sich in die Karten schauen zu lassen. Denn wenn man die Umsatzzahlen einer Zahnarztpraxis im ersten Moment sieht und sich nicht damit auskennt (Personalkosten, Miete und was alles dazu gehört), kann schnell eine falsche Vorstellung vermittelt werden.

*Teamleitung - der/die Praxismanager/in ist eine Führungskraft, steht im Organigramm eine Stufe über den anderen Mitarbeitern und vielleicht sogar über angestellten Zahnärzten.

*Teammeetings, Mitarbeitergespräche - bei uns dauern diese in der Regel zwei Stunden mit der Vor-und Nachbereitung. Das muss alles geplant und eingerichtet werden, Sie als Zahnarzt können sich diese Zeit in der Regel nicht leisten.

*Auszubildendenbetreuung - Ansprechpartner/in bei Fragen, Vertrauensperson.

*Patientenbetreuung - umfassender Blick aufs Team und die Praxis. Sind alle ordentlich angezogen? Läuft alles rund? Ist alles aufgeräumt, sind die Pflanzen in Ordnung oder müssen sie ausgetauscht werden? Stimmt der Ton der anderen Mitarbeiter? Natürlich heißt das nicht, dass hier alles selbst erledigt werden muss, ein/e Praxismanager/in muss diese Dinge im Blick behalten und Aufgaben deligieren können.

*Marketing - nicht unbedingt jedermanns Sache. Aber auch hier muss die Person deligieren können und die Aufgabe zum Beispiel extern vergeben.

*Organisation von Veranstaltungen, Jubiläen, *Schäden managen, *QM im Auge behalten, rechtliche Fragen mit Rechtsanwälten klären.

Der Job des/der Praxismanagers/in ist sehr vielfältig und extrem individuell. Je mehr Sie dieser Person vertrauen, desto mehr Aufgaben kann sie letztendlich für Sie übernehmen. Aber Achtung: Niemand startet direkt perfekt in einem solchen Job. Sie müssen der Person erlauben, Fehler zu machen. Nur daraus kann sie lernen. Wenn sie allerdings nicht lernt, dann ist sie nicht die richtige für diesen verantwortungsvollen Job. Sie brauchen jemanden, der nicht gleich verzweifelt, wenn etwas nicht funktioniert. Tipp: Ein kleiner Vertrauensvorschuss zahlt sich mehr als aus.

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