Die 9 besten Tricks für ein produktives Team Meeting

Der Panzerknacker - DER Finanz Podcast von Markus Habermehl

Hallo, ich grüße dich schön, dass du wieder dabei. Heute gehen wir mal wieder ein bisschen ins Management und heute reden wir über Themensetzung. Ich kenne aus meiner aktiven Zeit noch, dass wir uns mindestens einmal die Woche getroffen haben. Komplette Firma, 40 Leute in einem viel zu engen Sitzungszimmer, obwohl wir ein größeres Sitzungszimmer gehabt hätten.

Hat die Arroganz der Eigentümer verhindert und hat gesagt Nein, eher sei es nicht, im großen Sitzungszimmer zu sein. Ihr könnt euch alle in das Kleine drängen. Waren von den Werkmeister und Projektleiter bis hin zu den Konstrukteuren, zu den technischen Projektleitung bis zu den Einkäufern waren einfach alle vertreten, und es gab einen riesen Frust. Jeder einzelne Auftrag wurde durchgegangen. Diese Sitzung hat drei Stunden gedauert, jeder Projektleiter musste Rede und Antwort stehen, jeder Werksleiter musste Rede und Antwort stehen, jeder Einkäufer musste auf jeden Auftrag Rede und Antwort stehen. Warum das Material noch nicht da ist. Und vom Prinzip her haben sich die Geschäftsleiter dann in ihrer Arroganz darin gesonnt, dass sie damit beweisen konnten, jede Woche, wenn etwas nicht lief, dass wir alle dran schuld waren. Das hat kein Team gebildet, das hat keine Fortschritte gemacht. Das hat ja kein umsetzbare Ergebnis gebracht. Und letzten Endes ist die Firma den Bach runtergegangen. Fakt ist aber Regelmäßige Themensetzung sind das öL auf die Zahnräder erst mal ein paar Gründe durch, weshalb regelmäßige Teams Sitzungen unheimlich wichtig sind und unverzichtbar. Und dann möchte ich mal drauf eingehen, wie meiner Meinung nach solche Teams Sitzungen anhand einiger Regeln umgesetzt werden sollen, dass sie auch funktionieren.

Also. Erstens.

Der erste Grund, warum man Themensetzung machen sollte, ist Eine Themensetzung bringt Klarheit. Wo läuft das gerade unrund? Wer hat gerade ein Problem? Und wo kann man sich verbessern? Was muss man ändern? Und wo können wir? Wo können wir den Hebel ansetzen, damit es weitergeht? Und wer welche Stelle hat? Eventuell Teams? Sitzungen sorgen aber nicht nur für Klarheit, sondern sie sorgen auch für Strukturen. Welche Aufgabe ist als erstes dran? Das regelt zum Beispiel der Projektleiter oftmals oder der Chef, wenn es den Projektleiter nicht gibt. Wie ist die Abfolge? Welche teilprozesse Prozessschritte können wir gleichzeitig anstoßen? Wo haben wir eine lange, wo haben wir eine kurze Zeit? Wo haben wir eventuell eine Liegezeit in einem Teilprojekt? Und wo ist das sogenannte rote Pad? Gibt es vorab Fragen zu klären Wer macht was? Was wird benötigt, welche Ressourcen werden benötigt, also Ressourcen für die Umsetzung oder Zielerreichung? Ressourcen sind sowohl Menschen als auch Geld Rohstoffe. Wer kümmert sich um was? Bis wann muss welches Ergebnis erreicht werden? Das sind Strukturen, Ablaufplan, Budgetpläne, Diagramme oder auch Balken Diagramm. Was sitzen noch Sitzungen noch bewirken, dass die Motivation steigt, wenn man dauerhaft alleine am Schreibtisch sitzt und nur ein kleines Rädchen im Getriebe ist und sich auch so fühlt. Dann ist das nicht sonderlich motivierend für den einzelnen Arbeitnehmer. Aber jeder einzelne in diesem Uhrwerk ist ein wichtiges Rädchen, ohne dass das komplette Uhrwerk teilweise nicht laufen würde. Und wenn du regelmäßig täglich deine Ziele vortragen kannst, dann ist es doch schon motivierend. Und wenn die Gruppe dann das auch noch anerkennt jedes Mal, dann ist das ein regelrechter Buster. Und es kommt eine richtig coole Dynamik ins Spiel. Der nächste Grund ist Mit Themensetzung werden Kräfte konzentriert. Das ist wie eine Taschenlampe, die zu einem Laserstrahl wird. Wirst erkennen, dass du kein Einzelkämpfer bist, sondern dass du auf die Kraft und die Unterstützung des Teams zählen kannst und.

Wenn du Entscheidungen trifft, die viel zu viel Geld kostet. Ein großer Fehler ist, dann kann das Team dich eventuell im Voraus durch andere Ansichten oder durch andere Erfahrungen, die es gemacht hat, davon abhalten.

Bringt im Prinzip noch Geld, anstatt dass es Geld und Zeit kostet. Jeder kann und gemeinsam viel bessere Entscheidungen themensetzung.

Ja, ganz klar. Gerade eben schon erläutert. Ein weiterer Grund ist Team. Zeigen Wertschätzung.

Den Mitarbeiter. Man muss dem Mitarbeiter. Man muss den Arbeitskollegen wertschätzen, er muss ernst genommen werden. Er muss erkennen, dass er ein wichtiger Bestandteil im System ist. Und du selbst oder ich selbst möchte das auch. In meinem Team werden alle immer gelobt. Und ich sage ihnen so, wie ich meine. Wie wichtig und wertvoll jeder Einzelne für mich ist und wie er mir das auch. Und das ist ein ganz tolles Gefühl, das machen wir in den Sitzungen. Und letzten Endes führt das alles dazu, dass ein Team gebildet wird. Und Team heißt in diesem Fall nicht. Toll, ein anderer macht's, sondern Team heißt. Ziehen alle am gleichen Strang? Wir schauen alle in die gleiche Richtung und wir bringen das Baby gemeinsam nach Hause. Du kannst auf Sitzungen nicht verzichten, es ist eines seiner wichtigsten und klarsten Tools. Sie sparen Geld, sie motivieren deine Mitarbeiter, sie verschaffen Klarheit, verschaffen dir Strukturen, und sie zeigen Wertschätzung. Ein Team zusammen, das auch dazu beiträgt, dass die Krankheitstage runtergehen und die Mitarbeiter Fluktuation deutlich sinkt. Wie sollte eine solche Themensetzung aussehen? Die neuen Regeln dazu die wichtigste Regel Nummer eins Du fokussiert dich auf einzelne Fragen. Die erste Frage ist. Was habe ich gestern getan? Das wird geklärt Was haben wir gestern getan? Was, an was arbeitest du heute? Was blockiert mich in meiner? In meinem Erfolg Was hält mich davon ab, meine Aufgabe zu hundert Prozent richtig durchzuführen? Was hast du gestern getan? Was machst du heute? Was blockiert dich im Erfolg? Erste Regel. Zweite Regel? Die täglichen Sitzungen werden kurz gehalten, und zwar maximal 15 Minuten.

Ziel ist es, Minutenpreise das runter zu bekommen. Je. Besser Dein Team wird, je öfter du das machst. Desto schneller wird. Ziel ist es ganz klar, von 15 Minuten auf unter zehn zu kommen. Wenn es Punkte gibt in diesem Meeting also die drei Fragen werden beantwortet. Einfach von jedem Teammitglied. Und wenn es dann Diskussionsbedarf gibt, dann wird definitiv diese Diskussion festgehalten, und es gibt ein extra Meeting nur mit den Diskussionsteilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt, nicht in der täglichen Themensetzung. Regel 4 ist ganz wichtig. Du hattest dein Meeting immer pünktlich. Du beginnst. Und jetzt kommt ein Trick. Setzt das Meeting nie auf die volle Stunde oder auf die volle Viertelstunde? Macht ein Meeting beispielsweise um fünf vor acht, wenn alle um sieben zur Arbeit kommen oder wenn alle um acht zur Arbeit kommen, dann zack um sie. Um acht Uhr 25 beginnt das Meeting. Die Tür geht zu. Um 9 Uhr 25, und das Meeting startet um. Das hat auch etwas mit Respekt zu tun und gerade auch mit Respekt, mit dem Respekt, wie du mit der Zeit anderer umgehst. Du bringst den Respekt, das du für die anderen pünktlich da bist und du erwartest von allen anderen auch den Respekt, dass sie pünktlich da sind. Du solltest einen Konferenzraum haben, mit einem Telefon sollten Teammitglieder außerhalb arbeiten.

Wir hatten beispielsweise Mitarbeiter, die dann nach Asien fliegen mussten, oder? Auf die Arabische Halbinsel oder nach Israel und mit dem Telefon kannst du diese Teamer dann mit ins Gespräch einbinden, gegebenenfalls, wenn es die Zeitzone nicht zulässt. Also bitte holt den Mitarbeiter nicht nachts um drei oder vier aus dem Bett oder mit einem Meeting teilnimmt, wenn der wirklich um den halben Erdball geflogen ist, sondern dann verschiebt das so zu seinem Vorteil, dass er dann auch Teil nehmen kann. Der Grund hierfür ist, dass alle. Mitarbeiter, alle Partner in deiner Unternehmung, die an einem gemeinsamen Ziel arbeiten, die ein gemeinsames Projekt oder Teilprojekt haben besprochen wird im Meeting, das alle teilnehmen sollen, damit auch jeder aus der Teilgruppe weiß, um was es geht. Das ist wichtig. Wichtig generell Wichtig ist, dass du jeden Tag um die gleiche Zeit. Ich habe vorhin angedeutet, dass wir jeden Tag um die gleiche Zeit dein Meeting hältst. Immer um acht Uhr 25 bis acht Uhr 40. Jeder hat die Zeit, ins Büro zu kommen oder auch 7 Uhr 25 die Zeit, ins Büro zu kommen. Jeder hat die Zeit, sich hinzusetzen, seine Akten zu richten, sich auf die Besprechung vorzubereiten. Jeder kann sich, und jeder kann sich dann rechtzeitig in einem vernünftigen Raum einfinden. Um dieselbe Zeit. Um sieben Uhr 25 sitzen alle auf ihren Plätzen.

Kein Multitasking also, nicht verschiedene Sachen gleichzeitig machen. Du konzentriere dich nur auf diese eine Sache, konzentriert sich auf denjenigen, der gerade vorträgt. Dann ist es unglaublich respektlos, wenn der sich nun dienachfrage hast. Und der hat grad gesagt, es kam immer wieder bei uns vor. Du hast grad was gesagt, irgendjemand macht gerade am Handy rum oder schreibt noch irgendwas auf. Wie war das bitte? Das habe ich doch gerade gesagt. Das stört das Meeting, das stört alle anderen. Du stehst wie ein Vollpfosten da, und es ist für denjenigen, der es gerade erläutert hat. Auch wenn er eine langweilige Stimme hat, ist es unheimlich respektlos, konzentriert. Das ganze Team konzentriert sich immer auf den, der gerade vorträgt. Ich habe ja gesagt, alle müssen um 7 Uhr 25 an ihren Plätzen sitzen. Und wenn ich sage sitzen, dann meine ich stehen. Räum für dieses Meeting! Entweder alle Stühle zur Seite aus dem Raum oder sie bleiben am Tisch stehen und jeder steht. Das hat den Zweck, dass die Leute fokussierter sind, dass es sich nicht bequem hin lümmeln und tschuldigung, nicht hin lümmeln. Und dass sie einen Bedarf haben, das Meeting so kurz wie möglich zu halten. Denn es ist ja unbequem. Wenn man ins Büro geht, kann man ja weder sitzen.

Und.

Disziplin das täglich durch und lass es nicht nach zwei, drei, fünf Wochen schon schleifen, zieht es täglich durch und sieh zu, dass du den Ablauf stets und ständig verbessert und dabei immer wertschätzend und immer motivierend sein. Ich habe mal die Taktik gehört, dass du ein solches Meeting kurz vor Feierabend halten solltest, wenn du um 17 Uhr allgemein Büroschluss hast, dass du es dann um 16, 45 ansetzen solltest, weil ja alle nach Hause wollen. Aber das halte ich für eine ziemlich mit negativer Energie geladene Taktik. Und wenn es dann noch Nachbesprechung gibt, dann werden die Leute ja gezwungen, in die überstunde zu gehen, und das macht man eigentlich nicht. Es macht keinen Sinn. Ich fände es besser, wenn du morgens dieses Meeting hältst, weil jeder gezwungen ist, nochmal in Sicht, gerade am Morgen. Du kommst frisch aus dem Büro, du hast eine halbe Stunde Anfahrt hinter dir, bist noch ein bisschen verschlafen, und jetzt musst du deine deine Denkleistung ankurbeln, um auf das Meeting vorbereitet zu sein. Ach Gott, was war denn gestern? Dann kommst du in diesen Büro Modus wieder rein, und jeder kommt rein. Und Meeting raus kommt in diesem Büro Modus und in seinen Projekten, die er gestern Abend um 17 Uhr hingelegt hat, wieder drin. Ich weiß noch aus meiner Zeit, dass ich da morgens kurz überlegen musste Was hab ich denn gestern eigentlich gemacht? Ich habe das ziemlich schnell ad acta gelegt. So sollten meines Erachtens nach Meetings gehalten werden, und aus diesen Gründen solltest du sie auch halten, und zwar täglich kurz, knapp, präzise und brutal effektiv. Und ja, wenn du sie noch nicht machst, implementieren sie schreibt mir auch mal dazu oder sag mir Bescheid, ob du sie machst, wie du sie machst, ob du sie vielleicht anders machst, verbessern, weshalb auch schon festgestellt hast, dass sie was bringen. Das würde mich interessieren, einfach die Hintergründe ein bisschen dazu noch erzählen. Ansonsten war es für heute. Ich wünschte einen wunderschönen Tag und denke immer, daran sei die Stimme nicht das Echo.